Kontrolling (controlling) fogalom magyarázat

Német nyelvterületről terjedt el ez a vállalaton belüli tevékenységi kör – amely sok komoly vállalat nemzetközi sikerének az egyik kulcsa lett. A kontroll valami feletti uralmat jelenti – a szeszélyes véletlenek játékának elfogadása helyett. Sokan még mindig az angolos „controlling” írásmódot használják a magyar kontrolling szó helyett. Érdekes – s korántsem véletlen – párhuzamot látok a villamosmérnökök által használt vezérlés és szabályozás fogalom, valamint a kontrolling között. A vezérlést akkor használják a villamosmérnökök, ha valamilyen ismert, mindig ugyanúgy viselkedő villamos berendezést kell irányítani. Szabályozást akkor alkalmaznak, ha előre nem látható, véletlenszerűen, sztochasztikusan jelentkező behatások ellenére kell elérni valamilyen megkívánt működési állapotát a villamos berendezésnek. A vállalatok egy nagyon is kiszámíthatatlan piacon tevékenykednek, így hiába a leggondosabban előre tervezés, a cég mégsem tud a kívánt állapotba eljutni. Ezért esetükben sem alkalmazhatunk vezérlést, hanem csak – a villamosmérnöki értelemben vett – szabályozást.

A villamosmérnökök a szabályozást egyszerűen fogják fel. Meghatározzák, hogy mi az elérni kívánt kimeneti állapot (fordulatszám, távolság, sebesség, nyomaték stb.), azt elkezdik mérni, és a bemeneti eszközeikkel (feszültség, áram, frekvencia stb.) elkezdik a villamos berendezést úgy szabályozni, hogy az így kontrollált kimeneti érték – kis kilengésekkel – állandó maradjon. A művelet legfontosabb része a szabályozó eszköz; ennek helyes kiválasztása, az adott körülményekhez illesztése segít abban, hogy a legkiszámíthatatlanabb külső behatások ellenére a kontrollált érték tartósan megmaradjon. A villamosmérnökök rendelkezésére áll – már 100 éve és azóta is folyamatosan fejlesztve – egy komoly matematikai apparátus, amely segít a helyes szabályozó eszköz megtervezésében, kiválasztásában.

A vállalatirányítási gyakorlatban Albrecht Deyhle kezdett el foglalkozni először a kontrolling megvalósításával. Az elsődlegesen kontrollinggal foglalkozó szakcégek a kontrollingot irányítási tevékenységnek fogják fel, ami olvasatukban azt jelenti, hogy a döntéseket a célokból kiindulva, ám a keletkezett hatás függvényében hozzák meg. Ami tulajdonképpen ugyanaz, amit a villamosmérnökök lassan száz éve művelnek. A célértékek kitűzését a vállalati tervek készítése jelenti: ez az egyik legismertebb tevékenysége a kontrollernek. Itt vannak lefektetve a „kimeneti” értékek. Ezután azt mérni kell, hogy ez milyen mértékben teljesült. Végül a döntéseket úgy kell meghozni, hogy az eltérések korrigálásra kerüljenek és a kívánt (előre eltervezett) végeredmény, jó állapot megszülessen. Persze a kontrollinggal hivatásszerűen foglalkozók biztosan megrónak ezért a leegyszerűsítésért, de olyan szakmai bikkfanyelvet alakítottak ki a tevékenységük köré, hogy az a földi halandókat csak elriasztani tudja. Ezért igyekszem – akár a szakszerűség rovására – ezzel az egyszerűsítéssel élni, hogy az a magyar középvállalatok vezetőihez is közelebb hozzam a kontrolling fogalmát.

Azért teszem ezt a leegyszerűsítést, mert a termelékenység javításához elengedhetetlen a cégben a kontrolling legalább alapszinten művelése. Az Effectsys termelékenység értéke minden magyar cégben a legfontosabb előre megtervezett érték kellene legyen. Ma elsősorban ezen múlik az, hogy a magyar középvállalatok is be tudnak-e kapcsolódni az európai munkamegosztásba, vagy továbbra is maradunk a periférián, a szegény, fejletlen országok között.

Persze ugyanilyen fontos megtervezni az árbevételt, a fedezetet (árréstömeget), a költségeket, a szezonalitást és – cégtől függően – még sok egyéb adatot is. Azaz a vállalati kontrolling a villamosmérnöki szabályozási feladatoknál általában bonyolultabb, sok „kimeneti” változót is kontroll alatt tartó tevékenység. Ezért a kívánt értéktől történő eltérések korrigálása sem olyan egyszerű, mint a mérnököknél. A legtöbb esetben nincs egyszerű, minden esetre érvényes összefüggés a mért értékek és a cég által szabályozható bemeneti paraméterek között. Ezért a korrigálás nem is a kontroller feladata, hanem a vezetőké. A kontroller – a tulajdonosoktól kapott stratégiai tervnek megfelelően – előre megtervezi az elérni kívánt értékeket, majd elkezdi mérni ezek teljesülését. Ha eltérést lát, akkor szól a vezetőknek és vagy azt mondja, hogy ezt és ezt javasolom megtenni, vagy azt, hogy fogalma sincs róla, mit kellene tenni, de az eltérés mérhető és valamit tenni kellene, hogy a megkívánt állapot létrejöjjön.

A döntés a beavatkozásról a vezetők kezében van. A kontrolling – szisztematikusan összegyűjtve – csak az adatokat szolgáltatja ehhez. Az se von le semmit a kontrolling értékéből, ha néha azt mondja, fogalma sincs arról, mi okozza az eltérést. Ilyenkor általában valamilyen nem kontrollált, figyelemmel eddig nem kísért folyamat (tevékenység, mulasztás stb.) húzódik meg a háttérben. Erre a legjobb a vezetőnek kivizsgálást indítania. Személyesen vagy egy erre a tevékenységre „szakosodott” belső ellenőrrel.

A kontrolling a jövővel és a jelennel foglalkozik. Az általa előállított operatív tervek jelentik az egyes szervezeti egységek legfontosabb elérendő céljait, működésének kereteit, határait. Valójában bármilyen kicsi is egy cég, kontrolling nélkül nagyon bizonytalan a jövője. Ezért a legtöbb cégvezető, cég alapító öntudatlanul is folyamatosan megfigyeli a cégét, hogy az az elképzelései szerint működik-e. Ám ezen a primitív állapoton illik minél hamarabb továbblépni a valódi kontrolling irányába. Ami tervezést, adatgyűjtés, mérést, terv eltérés kimutatást és beavatkozási tanácsokat jelent.

A stratégiával szoros kapcsolata és jövő orientáltsága miatt különösen fontos, hogy a kontrolling a fenntarthatóság és folytathatóság követelményének is megfeleljen. Ezért nem elég egyetlen paraméterre optimalizálni a céget (pl. a nyereségességre), mert a cégben és cég körül lévő érdekeltek (munkavállalók, vevők, állam stb.) érdekeit is figyelembe illik venni, ha a tevékenységünket hosszú távon szeretnénk művelni. A terveket és összegyűjtött adatokat a legjobb a vállalatban dolgozók számára átláthatóan (transzparensen) kimutatni. Több szem többet lát – hátha valaki valami olyat is észrevesz az így gyűjtött adatokból, ami felett a vezetők is, a kontroller is elsiklott, nem vett észre. Nem vagyok különösebben híve a titkolódzásnak. Ha jó munkatársi gárdánk van, akkor nem félni kell attól, hogy elárulják a céget, hanem adatokkal etetni, hogy a maximális teljesítményt hozzák ki magukból!

Ugyanakkor a kontrolleri munka komoly szakértelmet kíván. A megkívánt célok eléréséhez

• mit tervezzünk,
• mit mérjünk és
• hogyan mérjünk

kérdésekre adott helyes válaszok megadásához komoly tudás és tapasztalat szükséges. Helytelen – például a pénzügyekkel nem megfelelő súllyal foglalkozó – tervezés, adatgyűjtés és mérés esetén akár csődbe is mehet a cég. Miközben sok energiát fordított kontrollingra – csak nem a megfelelő helyen. Ma csak a rugalmas, a karcsúsított, szinte csak megrendelésre gyártó, korai előrejelzési indikátorokat használó cégek maradnak életben. A kontrollingnak ehhez a követelményhez kell alkalmazkodnia, ezt kell támogatnia. Ezért a kontrollernek kell az egyik legnagyobb tudással és gyakorlati tapasztalattal rendelkező embernek lennie a cégben.

2012. december 29. Polló László termelékenység tanácsadó