Munkaköri leírás

A munkaszerződésekben meghatároznak munkakört vagy munkaköröket. A munkakör néhány szavas körülírása annak, amit a munkavállalónak el kell végeznie. Például:

  • személyzeti vezető
  • bolti értékesítő
  • atomfizikai minőség ellenőr

Törvény írja elő, hogy rövid időn - 15 napon - belül a munkavállalónak ennél sokkal részletesebb dokumentumot - ún. munkaköri leírást - kell átadni. A munkaköri leírás a munkáltató által viszonylag szabadon változtatható dokumentum. Ám nem terjeszkedhet annál tovább, mint amit a munkaszerződésben rögzített munkakör vagy munkakörök tartalmaznak. Ezért hibás az olyan általánosan elterjedt gyakorlat, amely a munkaköri leírás végén tartalmaz egy ilyen mondatot: "feladata még minden olyan tevékenység, amellyel a vezetője megbízza".

Mi itt a Lilium Konzultáns Kft.-ben elsősorban közepes méretű, 50-250 fős vállalatokkal foglalkozunk. Itt sokszor előfordul, hogy szabadság, betegség, tanfolyam idejére valakit helyettesíteni kell. Általában a munkafolyamatban olyan embert, aki előtte vagy mögötte van a helyettesítettnek. Pihent agyú jogászok szerint ilyenkor "eltérő foglalkoztatás elrendelése", más néven "átirányítás" szükséges - a maga körülményes jogi következményeivel. Szerencsére a KKV-k életében nem így működnek a dolgok. A valóságban a helyettesítőnek el kell látnia a saját munkakörét és még mellette - jól, rosszul - a helyettesített ember legfontosabb teendőit is.

Noha a törvény azt sugallja, hogy csak köss gyorsan munkaszerződést, s azután ráérsz 15 napig elkészíteni a munkaköri leírást, mégsem ez a helyes sorrend. Először kell elkészíteni a munkaköri leírást, és abból kijegyzetelve - a munkakört és a helyettesítendő munkaköröket leíró szavakat - kell megkötni a munkaszerződést. S ha még előrébb tekintünk, akkor először a szervezeti ábrát kell elkészíteni (vagy módosítani). Azután jön a munkaköri leírás és csak végül a munkaszerződés.

Egy jó munkaköri leírás azonban sokkal több, mint a feladatok részletes felsorolása. Mi itt a Lilium Konzultáns Kft.-ben már a 4.0-ás munkaköri leírás sablont használjuk (letölthető innen). Ebben az alábbi fejezetek vannak:

  • Munkakör megnevezése és azonosítója
    • munkakör hosszú, részletes megnevezése
    • munkakör rövid megnevezése (ez szerepel a szervezeti ábrán is)
    • munkakör azonosítója a szervezeti ábrán és egyéb szabályzatokban
  • Verziószám és érvényesség kezdete
    • verzió száma
    • érvényesség kezdete
    • következő kötelező felülvizsgálat dátuma
  • A kinevező, visszahívó vezető, szerv, gyűlés, munkáltatói jog gyakorló megnevezése
    • a munkáltatói jogokat gyakorló vagy felső vezetők esetén a kinevező és visszahívó szerv neve (közgyűlés, igazgatótanács stb.)
  • A munkakör létezésének célja és az elvégzendő feladatok
    • beosztott munkatársak segítségével
    • saját munkája révén
  • Információ áramlás
    • bejövő információ (mi, milyen formátumban, kitől, mikor)
    • kimenő információ (mi, milyen formátumban és feldolgozottsági fokon és kinek, kiknek, mikor)
    • számára kötelező értekezletek
  • Fortélyok, know-how
    • minden olyan trükk, amit jó tudni annak, aki ezt az állást betölti
  • Elvárt cselekvések, teendők, tevékenységek, napirendek
    • beosztott munkatársai segítségével
      • napi rendszeres teendők, feladatok
      • heti rendszeres teendők, feladatok
      • havi rendszeres teendők, feladatok
      • negyedéves rendszeres teendők, feladatok
      • éves rendszeres teendők, feladatok
      • egyéb alkalomtól függő teendők, cselekvések
    • saját munkája
      • napi rendszeres teendők, feladatok
      • heti rendszeres teendők, feladatok
      • havi rendszeres teendők, feladatok
      • negyedéves rendszeres teendők, feladatok
      • éves rendszeres teendők, feladatok
      • egyéb alkalomtól függő teendők, cselekvések
  • Hely a hierarchiában
    • szervezeti ábrán a helye
      • vezetője
      • akiket vezet (munkakörök megnevezése)
    • helyettesítések
      • ő kiket helyettesít és miben
      • őt kik helyettesítik és miben
  • Egyéb együttműködési kötelezettségek, munkakapcsolatok
    • cégen belül (munkakör nevekkel)
    • cégen kívül (cég, intézmény név + munkakör megnevezés)
  • Jogosultság és kötelesség, felelősség
    • jogosultságok
      • hatáskör
      • döntéshozatali jog
      • utasítási, rendelkezési jog
      • megrendelési, kötelezettségvállalási jog
    • jogosultsági korlátok
    • kötelességek, felelősségek
      • büdzsék és kvóták
      • adatgyűjtés
      • elemzés
      • tervezés
      • szervezés
      • ellenőrzés
      • egyéb felelősségek (műszaki, anyagi, leltár, működőképességi stb.)
  • A munkahely leírása
    • város, utca, házszám
    • munkavégzés helyszínének leírása
    • eszközök, berendezések, szerszámok, készülékek, infokommunikációs eszközök és azok kezelése
    • munkavédelem: kockázatok és veszélyek
    • védőruhák, védőeszközök és használatuk
    • munkaidő, munkarend, műszakok, munkaidő keret
  • Kezelendő tárgyak
    • beáramló tárgyak, anyagok, dokumentumok (honnan)
    • kiáramló feldolgozott tárgyak, anyagok, dokumentumok (hova)
  • Kezelendő személyek
    • érkező ügyfelek (kitől, honnan)
    • elintézett ügyfelek (mit kell velük elintézni; hova, kihez kell távozniuk) {ügyfél: vevő, megrendelő, szállító, alvállalkozó, hatóság, munkatárs, tulajdonos, környéken lakó stb.}
  • Tananyag, tudástár
    • vizsgák és megismétlésének gyakorisága
    • könyvek, jegyzetek
    • belső szabványok, szokványok, segédletek
    • hazai és nemzetközi szabványok
  • A munkakörre vonatkozó egyéb dokumentumok
    • szervezeti és működési szabályzat
      {ha a szervezeti és működési szabályzatban szerepel, akkor az alábbi felsorolást nem kell itt megismételni!}
    • technikai, műszaki, gyártási, szolgáltatási folyamatok, eljárások, módszerek
    • adminisztrációs folyamatok, eljárások, módszerek
    • minőségbiztosítás, minőségmegőrzés
    • munkavédelem
    • tűzvédelem
    • környezetvédelem
    • irányelvek
    • ügyvezetői (igazgatói) utasítások
    • végzett tevékenységre vonatkozó jogszabályok
    • Munka Törvénykönyve
  • Személyes tulajdonságok, egyéb feltételek
    • szükséges személyiségjegyek
    • szükséges képességek
    • a munkakörben eljátszandó szerep
    • szükséges tudásmennyiség, tudásszint
    • szükséges idegen nyelvek és szintjük
    • szükséges szakmai feltételek, szakmai színvonal
    • pályaalkalmassági követelmények
    • elvárt korábbi gyakorlati idő és tapasztalat
  • Elvárt eredmények
    • elérendő eredmények:
      • létrehozott és fenntartott állapotok
      • elkészített termékek
      • nyújtott szolgáltatások
  • A teljesítmény mérőszámai, normák és érdekeltség
    • teljesítmény mérőszámai
    • a munka teljesítményről szóló jelentések formátuma és elkészítési szabályai
    • hol kérdezheti meg vagy kérheti le a saját teljesítmény eredményeit
    • teljesítendő normák
    • alapfizetés
    • egyéb - mért teljesítménytől függő - fizetéselemek, valamint azokat leíró fizetési függvények
      {ha a szervezeti és működési szabályzatban szerepelnek az alábbiak, akkor azt itt nem kell megismételni!}
    • juttatások, cafetéria s azok elemei
    • egyéb bérelemek (pótlékok, kiegészítések)
    • egyéb munkakör értékelések (éves vagy ritkább)
    • dicséret
    • előléptetés más munkakörbe vagy vezető állásba
    • kitüntetés
    • cég által részben vagy egészben finanszírozott tanulmányokra jogosultság
    • a különböző mulasztások, hibázások miatt bekövetkező károk miatti
      • megrovások és azok lehetséges mennyisége
      • kártérítések és azok mértéke
      • jóvátételi lehetőségek
      • azonnali elbocsátással járó legfontosabb indokok felsorolása

Sajnos nem ilyen munkaköri leírásokat szoktunk találni a cégekben. Gondolom sok cég vezetőnek riasztónak is tűnik, hogy ennyire részletes munkaköri leírást kelljen létrehozni a cégében. Ott áll állandó felmentésként, hogy "a piac gyorsabban változik, minthogy időnk legyen ennyire részletes szervezést elvégezni"!

El kell keserítsem az ezen a véleményen lévőket. A piac messze nem változik olyan gyorsan. Nemrég vizsgáltam meg 8 éve készített nagyon részletes munkaköri leírásokat és az ott szereplő pontoknak több mint 80%-a még mindig érvényben volt! Ha egyszer

  • gondosan megszerveztünk egy céget,
  • kialakítottuk a szervezeti ábra segítségével a szervezetét,
  • átgondoltuk és elkészítettük a részletes munkaköri leírásait,

akkor az a folyton cserélődő munkavállalók ellenére is meglehetős stabilitást mutat. Évenkénti átnézéssel a szükséges néhány százalékos változást lehet követni.

A magyar kultúrkörben az emberek igénylik a biztonságot, utálják a bizonytalanságot. Egy mindenre kiterjedő jó munkaköri leírás semmi máshoz foghatóan tudja ezt segíteni! Ne akarjuk majmolni a teljesen más kultúrákra kifejlesztett módszereket! Például az angolszászok egyénileg sokkal könyöklőbbek, törtetőbbek és sokkal jobban viselik a bizonytalanságot. Ami ott megfelel, az itt szinte biztosan nem működik! Ráadásul a részletes munkaköri leírás segítségével töredékére csökken az új munkatárs betanulási ideje. Sőt! A meglévő munkatársak sem rendelkeznek azzal a zsarolási potenciállal, hogy minden tudás csak náluk található meg az adott munkakörről. Arról nem is beszélve, hogy a termelékenységet milyen mértékben tudja növelni egy világos, a teljesítménybérezéssel a figyelmet a lényegre irányító munkaköri leírás!

A középvállalatok szervezése bizonyos szempontból nehezebb, mint a nagyvállalatoké. Mivel viszonylag kicsi a létszám, egy embernek elég sokrétű teendői vannak. Például egy 20 fős cégben az értékesítési vezető foglalkozhat még a marketing és a PR feladatok elvégzésével is - ami nagyvállalatokban szigorúan specialisták kiváltsága. Ám így az értékesítési vezető munkaköri leírása itt bonyolultabb és sokrétűbb lesz. A gyakorlatban a mi munkaköri leírásaink általában 5-10 db A4-es oldalra rúgnak.

Nem kell megismételni semmi olyat a munkaköri leírásban, amely más dokumentumokban már megtalálható. Ilyenekre elég hivatkozni. Tűzvédelmi utasításra, munkavédelmi utasításra, szabványra, belső előírásra stb.

További munkaköri leírással kapcsolatos ajánlott dokumentumok:

  • Ha hasznosnak találta az itt kapott információkat és további tudásanyagot szeretne megszerezni, akkor kattintson a felső menü sorban az "Ajándékok" legördülő menü egyes pontjaira.
  • Több mint száz munkaköri leírás mintát talál ezen a CD-n.
  • Ha szeretne többet megtudni a szervezetfejlesztésről, ezen belül a munkaköri leírások készítéséről, akkor ezt a könyvet ajánljuk.

2013. október 21. Polló László, vezető tanácsadó, termelékenység specialista