60-62 Teljesítmény kontrolling és pénzügyek

60 Teljesítmény kontrolling

Kapitalista piacgazdaságban élünk, ahol minden ellenkező híresztelés ellenére a KKV szektorban azok maradnak fenn, akik kellően termelékenyek, versenyképesek. Ráadásul tagjai vagyunk egy meglehetősen gazdag 500 millió fős egységes piacnak, amely hihetetlen nagy felvevőképességgel, fizetőképességgel rendelkezik. Miért boldogul hát olyan nehezen sok hazai KKV?

Az a gond a hazai KKV-kkel, hogy a termelékenységük, azaz az egy főre eső hozzáadott érték termelő képességük alacsony. Ennek sok oka van:

  • történelmi,
  • tőkefelhalmozási,
  • erkölcsi,
  • gépesítettségi,
  • belső piaci,
  • képzettségi,
  • kulturális,
  • EU-n belül kialakult munkamegosztási ("gazdasági gyarmat"),
  • világpiaci stb.

Ám nem szeretünk az okok felsorolásán keseregni és ott leragadni. Inkább a lehetséges javításon szoktunk gondolkodni. Inkább a „ha mérni tudod, javítani is tudod” legendás mérnök szólásmondást szoktuk használni. A teljesítmény kontrolling egy ilyen mérésen alapuló termelékenységet javító eszköz.

Mit csinálunk?

Először is elkészítjük a cég egy évre előre tekintő pénzügyi-értékesítési tervét. Ez egy kilenc munkalapból álló számolótáblás (LibreOffice Calc vagy Microsoft Excel alapú) rendszer. A következők a főbb jellemzői:

  • Cash-flow orientált, hónapokra lebontott.
  • Marketing szempontokat is figyelembe vesz, mert
    • termékcsoportonként,
    • vevőszegmensenként és
    • értékesítési csatornánként is

    előre megtervezi, felbontja az árbevételt. (Kisebb cégekben a három helyett csak 1-2 szempont szerinti bontást alkalmazunk.)

  • Kiemelten és elkülönítetten kezeli
    • a termék/szolgáltatás fejlesztési,
    • a marketing/PR és
    • az értékesítési (pl. bónusz visszatérítés) költségeket.
  • Termék/szolgáltatás csoportos bontásban tartalmazza a termelés
    • anyag,
    • segédanyag,
    • szállítás,
    • vám,
    • alvállalkozó,
    • közvetlen munkabér stb.

    költségeit.

  • Külön munkalapon tervezzük meg a
    • beruházások,
    • amortizáció,
    • készletek,
    • banki hitelek,
    • bank- és pénztár számlák,
    • kintlevőségek és kapott áruhitelek

    várható alakulását.

  • A rezsi költségeket – a könyveléssel összhangban – 8-20 kisebb tételre és felelősökre bontva – mint havi keretekkel rendelkező büdzséket tervezzük meg.
  • A béreket bércsoportos bontásban havi szinten tervezzük.
  • Az adók és osztalékok is kap egy külön munkalapot.

A terv bármelyik hónapban elkezdhető. Korábbi szezonális adatokat felhasználunk és úgy tervezzük meg a következő évet, hogy tudjuk: a szezonok ismétlődni szoktak. Bár ha lehet ez ellen intézkedést hozni, akkor annak a külön költségét is betervezzük (ami természetesen visszajön azon a költség megtakarításon, amit a munkaerő egyenletesebb foglalkoztatásán és az ezt követő munkamorál javuláson nyerünk).

A terv számolótábla mellé meg kell tervezni a havi adatgyűjtési rendszert is. Ez legjobban akkor működik, ha sikerül a cég könyvelőit rávenni arra, hogy az adó kiszámításán túl olyan vezetői számvitelt is működtessenek, amely megfelel a tervünknek. Ehhez általában egy kicsit át kell alakítani a főkönyvi számlarendet. Ki kell alakítani a korábbinál részletesebb kontírozási szabályokat. A számlák kifizethetőségi és költség kategóriákba sorolási, bontási, megosztási szabályait is pontosítani kell. S előbbre kell hozni a bizonylat leadási és a könyvelési határidőket is, mert az adó kiszámítás határidejei már túl késők a hatékony beavatkozásra vagy a teljesítménybér kifizetésre. Ütemes, naprakész könyvelést kell kialakítani a korábbi utólagos, hónap és ÁFA bevallási határidő orientált helyett.

Mint már a 44-es munkakör fejlesztési fokozatban említettük, a tervből kell lebontani az egyes emberekre a teljesítmény követelményeket, azaz így kell kialakítani a normákat. Ha például éves szinten 360 MFt árréstömegre van szüksége a cégnek és ehhez van 3 üzletkötője, akkor egy üzletkötő éves normája 120 MFt árréstömeg – ha egyforma képességűek, és egyformán jó üzleti területet kaptak (ez persze ritkán teljesül). De nemcsak az üzletkötők, hanem minden cégben dolgozó emberrel szemben a teljesítmény követelmény a tervből kiolvasható – hiszen, aki nem járul hozzá a tervben foglaltakhoz, arra nincs is szükség!

A terv és norma mellé elkészítjük még a tervtől elmaradás esetére szokásos kivizsgálási, ellenőrzési és beavatkozási rendet is. Ha valaki hozza a tervet, akkor őt nem nagyon szabad bántani; vele szemben az ellenőrzések minimálisak. Tapasztalatok szerint az elmaradók a munkakörükre előírt eljárásokat nem tartják be. Ezt kell kimutatni és elérni, hogy ne így tegyenek. A 90-92 sorszámú munkatárs fejlesztési szolgáltatások között találhatók azok a módszerek, amivel ezt el tudjuk érni.

Milyen dokumentumokat készítünk el?

  • A szolgáltatás során a megrendelővel közösen, a stratégiát figyelembe véve elkészítjük a következő egy éves tervet (amely az év bármely hónapjában indulhat), a korábbi szezonális adatokat figyelembe véve.
  • Ha már korábban a munkakörök a 44-es fejlesztési fázison is átestek, akkor minden egyes munkakörre írásban meghatározzuk a teljesítendő normákat; ha még ilyen nem volt, akkor néhány fontosabb vezetői és üzletkötői munkakörre tesszük csak meg ezt.
  • Elkészítünk egy javaslatot a könyvelési munka megváltoztatására (főkönyvi számok, határidők, kontírozási szabály változások, bizonylat feldolgozási rend stb.).
  • Végül elkészítjük írásban a tervtől eltérés esetére alkalmazandó kontrolling és kivizsgálási eljárások javaslatát.

Miért éri ez meg Önöknek?

A szolgáltatással létrehozzuk az Önök cégében a teljesítmény kontrolling alapjait. Ezáltal mérhetővé válnak a gazdasági folyamatok, ki tudja mutatni a vagyon gyarapodását vagy csökkenését. Tervezhetővé válik a cash-flow. A hitelek, azok kamatai és törlesztő részletei is pontosan ki vannak mutatva.

Ha a bevétel nem terv szerint sikerül, akkor az értékesítési folyamat több nézőpontból is elemezhető (termékcsoportok, vevőszegmensek, értékesítési csatornák). Emiatt sokkal jobban látjuk, mi nem sikerült: alánk kínált egy konkurens valamilyen termékcsoportban? Valamelyik vevőcsoportot ízlését és igényét nem sikerült megtalálni? Vagy pl. az internetes értékesítés eddig alkalmazott módszere lett kevésbé hatékony?

Tudatosan tudunk tenni a szezonalitás ellen is: szabadságolási terv, csúsztatások és túlórák rendje, munkaidő keret alkalmazása, ideiglenes munkavállalók felvétele, előre tervezett munkaerő kölcsönzés, szezonálisan változó árlisták, új termékek és szolgáltatások kifejlesztése és ehhez hasonló intézkedésekkel lehet kiegyensúlyozni a szükséges létszámot.

Jobbá válik az együttműködés a könyvelőkkel. Pontosítjuk a szabályokat és a cégvezetés számára is lényeges adatokat időben kapunk tőlük, nemcsak az adóbevallást.

Ha vannak jó adatok, akkor jó döntéseket hozni gyerekjáték. A szükséges adatok hiányában hozott tétova vezetői döntésekkel akár az éves nyereség is elúszhat! Teljesítmény kontrollinggal – a tapasztalatok szerint – a szokásos éves nyereség nagyságrendjét lehet megtakarítani.

61 Pénzügyi rendszer kialakítása

A 60-as sorszámú teljesítmény kontrolling szolgáltatásunkban kialakított éves terv mellé mellé stabil pénzügyi rendszer is szükséges a cégbe. Ez a 61-es sorszámú szolgáltatás annak a kialakítását célozza.

Mit csinálunk?

Kialakítjuk a bevételek csoportosított gyűjtését. Könnyű ez az olyan cégekben, ahol számítógéppel készülnek a számlák. Ám sok olyan cég van, ahol vegyes kifele menő számlázás van: részben kézzel és részben géppel, de azt is esetleg többféle programmal végzik. Ezért ilyen esetekben kialakítunk egy olyan számoló tábla sablont (önállóan vagy a könyvelőkkel), amelyben a bevételeket gyűjtjük. A tervben a bevételt gyűjteni kell termékcsoportokra, vevőszegmensekre és értékesítési csatornákra bontva (ha a tervben is megvan ez a bontás). Sajnos kevés olyan számlázó program van, amely ennyi szempont szerint tudná ezt kigyűjteni.

Hasznos még gyűjteni nemcsak a bevételt, hanem az adott számla teljesítéséhez felhasznált közvetlen költségeket is. Kétféle utókalkulációs rendszert támogatunk.

  • Az egyikben munkaszámokkal projektenként vezetjük az anyag, alvállalkozó és közvetlen bérköltségeket. Ilyenkor a számlák mögött egész pontosan tudjuk, mekkorák a követlen költségek.
  • A másik rendszerben termék- és szolgáltatás csoportokra havonta gyűjtjük az anyag- és bérköltségeket és utólag mondjuk meg, mekkora költséghányad van az egyes termékcsoportokon.

Nem támogatjuk az utókalkuláció nélküli üzletmenetet, valamelyiket a kettő közül választani kötelező!

A tervben elkészített rezsi költségek (büdzsék) gyűjtésének és kifizetésének (ellenőrzésének) rendjét is kialakítjuk – a felelősökkel együtt. Megvizsgáljuk és ha azok nem szolgálják az utókalkulációt, akkor módosítást javasolunk a banktól és pénztártól jövő adatok feldolgozásában.

Kialakítjuk a heti és havi pénzügyi adatszolgáltatás rendjét a felső vezetőknek (pl. olyan pénzügyi mutatókkal, mint a cash-flow és likviditás). Adunk egy számolótáblát, amelyben az egyes kifizetések ütemezését (és a beérkező pénzeket) lehet megadni és 2-3 hétre előre lehet látni a likviditást.

Rendszert építünk vevők utólagos fizetési rendszeréhez. Ennek elemei:

  • a vevők minősítése,
  • a vevői hitelkeretek beállítása,
  • a kintlevőségek behajtási rendszere.

Megmutatjuk, hogy az egyes beruházási projekt és a lízingelt tárgyak megtérülését hogyan kell kiszámolni. Adunk egy újításhoz (kaizen) pénzt igénylő űrlapot, amelyek visszatérülő befektetésekről szólnak. Ezek gyakran csak kis összegek: egy egyszerű befogó szerszám, egy új dosszié rendszer, egy új szoftver stb.

Megroppant fizetőképesség esetén megmutatjuk, hogyan lehet felállni szállítói megállapodások és takarékosság segítségével egy ilyen állapotból.

Milyen dokumentumokat készítünk el?

A következő dokumentumokat készítjük el:

  • Bevétel gyűjtő számolótábla sablon.
  • Munkaszámos vagy havi termékcsoportos utókalkulációs számolótábla.
  • Rezsi gazdálkodási utasítás.
  • Heti és havi pénzügyi jelentés felső vezetőknek számolótábla formátumban.
  • 2-3 hétre előretekintő kifizetési és bevételi pénzügyi likviditási tábla
  • Vevői hitelminősítési és tartozás behajtási utasítás
  • Megtérülés számítási számolótábla sablon.
  • Újításhoz (kaizen) pénzt igénylő űrlap.
  • Szükség esetén: több havi likviditás elérési terv és szállítói megállapodás minta.

Miért érdemes ezt a szolgáltatást tőlünk megrendelnie?

Sajnos a pénzügyi kultúra nemcsak a lakosságnál elégtelen, hanem a KKV-k nagyobbik részénél is. Tapasztalatunk szerint akár milliárdos árbevételű cégeknél is a jelen szolgáltatásban megkapható rendszernek csak a kisebbik része van meg, és gyakran az sem a helyes módon van szervezve. Ha a szolgáltatás leírás elolvasása után azt látja, hogy ez Önöknél is így van, akkor érdemes ezt megrendelni.

A szolgáltatás közvetlenül nem szokta javítani a termelékenységet, sőt, az is lehet, hogy létszám bővítést igényel a gazdálkodási osztályon. Viszont csak utókalkulációval lehet észrevenni, hogy a terv vagy az előkalkulációs algoritmus nem megfelelő, ezért nagyon sok milliós veszteségtől szabadulhat meg a cég, ha ezt időben sikerül észrevenni. Rezsire is túl sokat szoktunk költeni, ha nem korlátozzuk azt. A vevőnek kontroll nélkül adott hitelkeret meg már sok cégnek okozta a vesztét. A vezetőknek nyújtott – előrelátást is megmutató – pénzügyi jelentés meg a vezetők szerint minden pénzt megér. Főleg ezért érdemes tőlünk ezt a szolgáltatást megrendelni.

62 Pénzügyesek tréningje

Az általunk kedvelt pénzügyi rendszernek sok eleme szokatlan a gazdálkodási részlegen. Ezért szoktunk egy egy napos helyszíni, a gazdálkodási részlegen végzett munka során megtartott tréninget tartani.

Mit csinálunk?

A kialakított teljesítmény kontrolling és pénzügyi rendszer minden új elemét gyakorlatban az ott dolgozók kipróbálják. Közben segítünk, kérdésekre válaszolunk. A gazdasági vezető segítségével úgy készítjük elő a tréninget, hogy mindenféle új tevékenység aznap előforduljon.

Miért éri ez meg Önöknek?

A pénzügyi rendszerváltás bevezetése lerövidül egyetlen napra és a későbbi hibák száma is lecsökken.

További információt az Effectsys szolgáltatásokról és a díjainkról az alábbi űrlapon történő jelentkezéssel kaphat. Kérem töltse ki!




Az Ön neve: *
Email címe: *
Cégének a neve: *
A cégében dolgozók létszáma: *

Az űrlapok kitöltésével adatai bekerülnek a Lilium Konzultáns Kft. automatizált levél kiküldési rendszerébe. Adatai két adatállományba kerülnek rögzítésre: a jelen könyv megrendelés listába és a valamennyi feliratkozót tartalmazó nagy állományba. Ez utóbbiról rendszertelen időközönként küldünk olyan híreket, amelyről úgy gondoljuk, hogy az Ön érdeklődésére is számot tartanak. A listákról akkor tud leiratkozni, ha egy onnan érkező e-mailt küldünk Önnek. Természetesen külön kérésre bármikor, bármelyik listáról töröljük Önt.