40 Folyamatszervezés

A cégek „lelke” a benne zajló folyamatokban található. Általában van egy fő folyamat és több ezt támogató mellékfolyamat. A KKV-k folyamatait általában az élet csiszolta ki olyanra, amilyenek most. Noha mindig van az alapító által valamiféle elképzelés arról, milyen módon is kellene ideális esetben a fő értékteremtő folyamatnak bonyolódnia, mégis az ügyfelek, a jogszabályok, a konkurencia és egyéb erők elég nagy mértékben képesek ezt eltorzítani. Emiatt szükségszerű, hogy néhány évenként egy folyamatszervezésben járatos szakember ránézzen arra, mi is folyik éppen most a cégben.

A folyamatok lényeges elemei

A cégben a legfontosabb munkamegosztás a fő folyamat köré csoportosul. Magába foglalja azt az új értéket létrehozó eljárást, amely a cég fennmaradását biztosítja. Fontos, hogy a cégben dolgozók nagyobbik része ebben részt vegyen. A többieknek meg a folyamat zavartalanságának biztosítása a feladata. Gyakori hiba, hogy hiányoznak a cégből olyan funkciók, amelyek ezt a zavartalanságot biztosíthatnák.

A szervezeti felépítés is sokszor hibás és nem a fő folyamatot támogatja, hanem csak az idők során valamiféle „vadon nőtt” alakzatotöltött.

Minden folyamat művelet elemekből áll és ha ezek kirészletezése hiányzik, akkor azt nem azonos módon és nem azonos hatékonysággal hajtják végre. Ez is hiba- és veszteségforrás is lehet.

Gyakran a folyamatban résztvevők több kicsi, elkülönült szakaszért felelnek. Amikor ezek a szakaszok túl kicsik, akkor a hatékonyság és az ellenőrizhetőség romlik. Ezért sok esetben – ésszerű mértékű – összevonásokra törekszünk.

Milyen írásos, táblázatos, rajzos dokumentumok születnek?

Elkészítjük a fő folyamat alapján szerveződő szervezeti ábrát. Leírjuk a cégben futó fontos folyamatok listáját. Táblázatosan kirészletezzük a fő folyamat műveletelemeit. Az egyes művelet elemeket újabb táblázatokban tovább részletezzük. Mivel a fő folyamat általában a legbonyolultabb, ezzel egy olyan mintát adunk, amelyet követve a többi kisebb, alárendelt folyamat is elkészíthető. Nagyobb létszámú (50 fő) feletti cégekben még kettő, 150 fő feletti cégekben további 3 alárendelt folyamatot is kirészletezünk.

Miért éri meg önöknek?

Átfutási idő és munkaidő megtakarítás is lehetséges a fő folyamat felújításával. A szervezeti ábra fő folyamat alapján történő újraszervezése megkönnyíti a munkamegosztást. A folyamat szakaszok összevonása javítja a hatékonyságot, mérhetőséget, ellenőrizhetőséget, valamint gazdagítja a munkakört és ezzel kívánatosabbá teszi azt. Emiatt felgyorsul a folyamat átfutási ideje, és egyértelművé válik benne az egyéni felelősség. A szükséges létszámok is így könnyebben felmérhetők, nem kell „biztonsági tartalékokat képezni”, a felszabaduló munkaerő áthelyezhető olyan munkahelyekre, ahol értéket tudnak termelni. A folyamat egyes mozzanatait jelentő művelet elemek gondos kirészletezése hatékonnyá, gyorssá, mindig azonosan jó minőségűvé teszi a folyamat lefutását. A folyamatok helyes megszervezési önmagában akár 5-15%-kal is növelni tudja a termelékenységet, azaz az egy főre eső hozzáadott értéket! S ez az értéktöbblet bérre, beruházásra, osztalék jövedelemre fordítható!

További információt az Effectsys szolgáltatásokról és a díjainkról az alábbi űrlapon történő jelentkezéssel kaphat. Kérem töltse ki!