Folyamatleírás KSzM tanfolyam 3. lecke
Középvállalati szervezettségi minimum – 6 részes internetes tanfolyam 3. rész
Írta: Polló László, Effectsys vezető tanácsadó
Mostanában sok szó esik arról, hogy a magyar középvállalatok (50-250 fő) szervezetlenek, nem versenyképesek, képtelenek beilleszkedni az európai munkamegosztásba. A lecke sorozat ismerteti azt a szervezettségi minimumot, amely az európai versenyképességhez szükséges. Elsősorban 20-300 főt foglalkoztató cég tulajdonosoknak és az ilyen cégekben dolgozó felső vezetőknek készült a lecke sorozat.
Folyamatleírás
Mi a folyamat? „Változások, történések egységes, összefüggő sora. Valaminek a lefolyása, végbemenése.” (Magyar Értelmező Kéziszótár.) Megkülönböztethetjük a folyamatokat aszerint is, hogy az
- gyártási vagy szolgáltatás nyújtási,
- műszaki, technikai,
- értékesítési,
- logisztikai,
- ügyfél kezelési
- adminisztrációs stb.
tevékenység sorozatot ír le. Folyamat leírást egy cégben rendszerint akkor írunk, ha az több munkakörön fut át; egyik a másiknak adja a „stafétabotot”. (Az egy munkakörre vonatkozó hasonló leírást inkább eljárásnak nevezzük.) A folyamatok lehetnek hosszadalmasak (pl. több hónapig tartó nagy projektek) és sok munkakörön átívelők, de lehetnek rövidek (akár egy-egy percben lefuttathatók) és csak két munkakört érintők.
Amikor egy folyamat gyakran kerül végrehajtásra, akkor részletesen kidolgozzuk. Miért van erre szükség? Azért, mert az a szervezők tapasztalata, hogy a végrehajtás gyorsaság, hatékonysága annál kedvezőbb, minél kevesebbet kell közben gondolkodni, minél inkább előre lefektetett és a végrehajtók számára jól ismert szabályokkal lefedett a folyamat. Amikor ritkán fordul elő a folyamat vagy még nem tudjuk hányszor fog előfordulni az életünkben, de szeretnénk, hogy mindig egységes rendben – és azért valamennyire hatékonyan – kerüljön végrehajtásra, akkor csak a folyamat főbb pontjait definiáljuk. Mondjuk egy ügyvezetői utasításban. Lássunk néhány példát!
Szappangyártás folyamata
Az első példa legyen a szappangyártás. A szappangyártás folyamatának ábrája a következő:
A szappanfőzés művelet a szappanfőző mester munkaköri leírásában a „know-how, fortélyok” szakasz (lásd a korábbi írásomat a munkaköri leírásokról). Ebben le kell írni, hogyan kell kimérni az alapanyagokat, milyen mennyiségekre van szükség, milyen sorrendben és milyen időzítéssel, milyen mérési eredmények esetén szabad egymás után adagolni a főzőüstbe az alapanyagokat, mennyit kell keverni, mikor lehet csapolásra alkalmasnak nyilvánítani, meddig kell a kokillákba kitölteni és hogyan kell a művelet után kitisztítani a főzőüstöt.
A szappan tömb vágás művelet leírása tartalmazza a kokilla bontás szabályait, a tömbök vágógépbe helyezésének szabályait, a vágógép vágó húrjainak beállítását, a vágási hulladék kezelését, valamint a levágott szappanok szárító ládákba helyezésének eljárását.
A szappan sorjázása művelet leírása arról szól, hogy milyen eszközzel kell a szappan élét lesorjázni, illetve a vágáskor esetleg megsérült felületeket egyenesre vágni.
A szappan csomagolás művelet végrehajtásakor először zsugorfóliába kell tenni a szappant, átfuttatni egy meleg kemencén. A fóliázott szappanra fel kell írni egy futószalagos berendezéssel a gyártási dátumot. Végül az export területnek megfelelő nyelvű papírba kell becsomagolni a szappant.
A valóságban persze ezek a műveleti leírások sokkal részletesebbek, de most nem a szappan gyártás fortélyainak a megtanítása a célom, hanem csak a folyamatleírás készítésnek. Ahhoz meg ennyi is elég.
Gépipari kiviteli terv készítés folyamata
A másik példa a kiviteli tervezés folyamata nagyméretű szállítóberendezéseket gyártó fémipari cégben. A kiviteli tervezés folyamatát az alábbi műveletek jellemzik:
- Tervezést megelőző brainstorming
- Telepítési terv elkészítése
- Egyedi tervek elkészítése
- Típustervek felhasználása
- Alkatrészrajzok elkészítése
- Anyag szabványok használata
- Tipizált (szűkített) kötőelem választék alkalmazása
- Begyakorolt gyártástechnológia előírása
- Minősített alvállalkozók meghívása
- Acélszerkezetek méretezése
- Gyártásközi és gyártást követő mérések megtervezése
- Villamos vezérlések megterveztetése alvállalkozóval
- Terv zsűri
- Tervezési munka befejezése és átadása gyártásra
Ez a folyamat a megrendelést követően a mérnökirodában dolgozó mérnökök által zajlik. Közöttük specializálódás van (pálya tervező, technológus alkatrész tervező, szilárdsági számításokat végző stb.). A folyamat fejlesztés célja az volt, hogy
- csökkenjen a tervezési idő,
- csökkenjen az anyagbeszerzési idő,
- rövidüljön a gyártási idő,
- ne kerüljön ki a gyárból nem megfelelő méretű szállítópálya elem,
- ne a helyszíni szereléskor kelljen javítani, módosítani a kész szállítópálya elemeket.
Korábban rendszeresen előfordult, hogy egy vagy több része ennek a folyamatnak „elfelejtésre” került. Nem azért, mert a mérnökök felelőtlenek voltak, hanem inkább azért, mert nagy nyomás alatt, folyamatos túlterhelésben, egy időben 3-5 projekttel is foglalkozva kellett a munkájukat végezni. A folyamatleírás – és annak követése egy projekt szoftver segítségével (pl. az ingyenes, szabad szoftveres ProjeQtOr) – már magát a tervezési időt is lerövidítette (hiszen tudni lehetett, hol kell folytatni a munkát). Az anyagbeszerzési, gyártási és szerelés idő meg radikálisan csökkent.
Űrlapok használata a folyamatleírásban
A részletes folyamatleírásokhoz érdemes előre megtervezett űrlapokat használni. Például az éves pénzügyi terv készítés folyamatleírása az alábbi fő adatlappal kezdődhetne:
A fő adatlaphoz hasonlóan tervezhetünk űrlapot a műveletekre (tevékenységekre). Erre azután az egyes munkaköri leírásokban is lehet hivatkozni („know-how, fortély” pont). Jöjjön egy példa kitöltött műveleti leírás űrlapra!
Viszonylag bonyolult tevékenységeket is az ilyen űrlap rendszerekkel gyorsan le lehet írni. A hatékonyság a szervezetfejlesztésben is fontos!
Feladatok
Most kérem, hogy vegye elő az „Effectsys középvállalati szervezettségi minimum” dossziét, papírt, színes ceruzát, tollat és a leírtak jobb megértése céljából az alábbi feladatokat végezze el! Ne felejtse el itt sem a feladat sorszámát a papírok tetejére felírni!
3/1. Feladat Válassza ki a cége legfontosabb folyamatát! Rajzolja le a fő folyamat űrlap táblázatot és azon készítse el a folyamatleírást!
3/2. Feladat Válasszon ki a fő űrlapon található műveletek közül hármat. Ezekhez is rajzolja le a műveleti/tevékenységi űrlapot három példányban és azokat kitöltve készítse el a műveleti adatlapokat!
A megoldott feladatokkal teleírt papírokat sorrendben tegye be a dossziéba! Gratulálok, sikerült a hatból a harmadik leckét is elvégeznie!
Ha kérése, kérdése vagy egyéb hozzászólása van, akkor azt kérem az alábbi űrlapon tegye meg! Néhány nap múlva kapja a következő leckéről az értesítést. Ha már most szeretné folytatni, akkor erre a linkre kattintva máris megteheti azt!