Munkaköri leírás KSzM tanfolyam 2. lecke

Munkaköri leírás

A munkaköri leírások (továbbiakban: ML) a szervezési dokumentumok közül talán a legfontosabbak. Magyarországon egyre több cégben találunk több oldalas, a munkavállalót alaposan tájékoztató ML-t. Milyen részek szükségesek egy jó ML-be? A következőkben ezt 28 pontban és számos alpontban soroljuk fel. Első ránézésre ez egy baromi unalmas lista. Látszik, hogy az elkészítése hatalmas energiát igényel. Ha változások vannak, akkor minél több pont van, annál nagyobb munka azt átírni, követni. Ezért nem írnak ilyeneket hazánkban?

Sajnos nem. Visszautalok a bevezetésre: “a magyar középvállalatok (50-250 fő) szervezetlenek, nem versenyképesek, képtelenek beilleszkedni az európai munkamegosztásba”. Ennek több oka van (pl. fejletlenebb az ország intézmény rendszere, kisebb a fizetőképes kereslet, nem elég tapasztaltak a menedzserek, nincs elég tőke felhalmozva, rosszabb az infrastruktúra stb.), de az okokon való kesergés helyett az előrelépési lehetőségre kellene tekinteni. S a legolcsóbb, legkönnyebb előrelépési lehetőség a cégeink jó megszervezése. Ez CSAK RAJTUNK MÚLIK. Nem számít, hogy van-e pénzünk, nem érdekes, hogy milyenek a külső körülmények, jó vagy rossz döntéseket hoz a politika, semmi nem számít, csak az, hogy van-e türelmünk és kitartásunk átgondolni, hogyan is kellene szervezetten dolgozni.

Mit ígérek? Nem kevesebbet, mint azt, hogyha megcsinálja a saját cégében az ilyen részletezettségű munkaköri leírásokat és a tanfolyam többi részében előírt feladatokat is elvégzi, akkor nagy valószínűséggel kap egy európai szinten versenyképes céget. Persze, lehet még szükség tőkebevonásra, technológia váltásra, piackeresésre, de egy ilyen szinten megszervezett céghez örömmel csatlakoznak a befektetők, alvállalkozók, vevők! Kérem, hogy az elmondottakon fellelkesülve olvassa végig következő 28 pontot – amelyekben számos példával igyekeztünk megvilágítani, mire is gondolunk!

1. Az első a munkakör megnevezése, esetleg rövidített megnevezése (amely a szervezeti ábrán szerepel). Pl. CNC szerszámgépeket kezelő szerszámkészítő, röviden: CNC szerszámkészítő.
2. A második az ML verzió száma: pl. 1.2-es verzió; illetve az érvényesség kezdete: 2016. január 28.
3. A harmadik a kinevező, visszahívó vezető, szerv, gyűlés, munkáltatói jog gyakorló megnevezése, pl. kinevező a társaság közgyűlése (ügyvezető esetén).
4. A munkakör létezésének célja; pl. azért tartunk területi képviselőket, mert ők hozzák azokat a vevőket, akik a cégtől rendelnek.
5. Feladatok felsorolása, pl. beérkező telefonok fogadása, postakönyv vezetése, hivatalos iratok dossziékba rendezése. Ez a pont a legegyszerűbb munkaköri leírásokban is megtalálható, de hiba, ha csak ez van benne! Ha valaki vezető, akkor külön kell felsorolni, hogy mi az a feladat, amit neki személyesen kell elvégeznie és melyek azok, amelyeket a munkatársai segítségével fog elvégezni. Egy KKV-ben hiba, ha a vezetők csak vezetéssel foglalkoznak és semmi személyes munkát nem végeznek, de ugyanilyen hiba, ha beletemetkeznek a munkába és nem irányítják a hozzájuk beosztottakat!
6. Bejövő információ (mi, milyen formátumban, kitől, mikor). Például a kontroller minden hó 11-én (vagy az azt követő első munkanapon) megküldi OpenOffice Calc táblázatos formátumban az egyes üzletágak előző havi árbevételét és elért fedezetét.
7. Kimenő információ (mi, milyen formátumban és feldolgozottsági fokon és kinek, kiknek, mikor). Például: a munkakört betöltő értékesítő a cégben használatos ODOO CRM rendszerben lejelenti minden hétfőn délelőtt 10 óráig az előző heti látogatásait: kinél járt, mit ígért, milyen eredményt ért el.
8. Számára kötelező értekezletek. Például: a gazdasági igazgató köteles minden csütörtökön délután 14:00-kor részt venni az ügyvezető által tartott heti értekezleten.
9. Fortélyok és know-how. Ez nagyon fontos része a ML-oknak. Innen tudja a dolgozó, hogyan kell végeznie a munkáját, itt kell felsorolni a bevált trükköket, eljárásokat. Például: a vevőknek utólagos fizetési módot számlán csak a „hitelnyújtási szabályzat” előírásai szerint és az egyes vevőkre ott meghatározott bruttó forint értékben szabad adni.
10. Elvárt cselekvések, teendők, tevékenységek, napirendek. Itt kell felsorolni a napi, heti, havi és ritkább olyan rendszeres cselekvéseket, teendőket, tevékenységeket, amelyek szükségesek ahhoz, hogy a munkakörben a kívánt eredményt elérjük. Például: a művezető köteles óránként ellenőrizni, hogy a kora reggel kiosztott feladatokkal a beosztott munkatársai időarányosan haladnak-e, s ha nem, akkor köteles úgy beavatkozni, hogy a határidők megtartásra kerüljenek.
11. Ki a vezetője? Például vezetője a személyzeti és szervezési vezető.
12. Kik a beosztottai? Például beosztottai: a pénzügyes, a gondnok és a könyvelő.
13. Kiket helyettesít? Például a pénztáros helyettesíti a könyvelőt.
14. Ki helyettesíti? Például az értékesítési vezetőt helyettesíti a rangidős értékesítő.
15. Cégen belül kikkel van még munkakapcsolata? Például a raktárosnak munkakapcsolata van még az anyagbeszerzővel, az anyaggazdálkodóval, a szállításvezetővel, a teherautó sofőrökkel, az üzemvezetővel és az üzemi dolgozókkal.
16. Cégen kívül kivel van munkakapcsolata? Például a szállításvezetőnek kapcsolata van a teherautó lízing cég ügyintézőjével, a szakszerviz munkafelvevőjével, az országos teherautó mentőszolgálat diszpécserével és az adóhatósági fuvarbejelentéseket fogadó szolgálat ügyintézőjével.
17. Mire jogosult az állás betöltője (s milyen korlátok között), mi a hatásköre, miben dönthet, milyen utasításokat adhat? Jogosult lehet például a takarítók vezetője a havi büdzséje erejéig tisztítószer és tisztító eszköz rendeléseket feladni. Hatásköre a szemetelők írásbeli figyelmeztetése, amely figyelmeztetés egy példányát a HR vezetőnek is megküldi és az a figyelmeztetett személyi dossziéjába is bekerül. Dönt arról, hogy a két évente esedékes takarítógép felújításkor azt melyik cégtől rendeljük meg. Utasítást adhat a biztonsági szolgálatnak a kézilabda pálya ajtajainak lezárására a takarítási, felmosási időre.
18. Kötelességek, felelősségek. Itt kell felsorolni, hogy a teendői, feladatai közül melyek a kiemelt kötelességek. Például a pénzügyi vezető feladata a hitel felvételeket úgy intézni, hogy a cég cash-flow-ja mindig rendben legyen és a szállítókat időben kifizesse. Vagy az értékesítési vezető felelőssége olyan mennyiségű rendelés hozása, hogy a cég szolgáltatási kapacitása teljesen le legyen kötve. A kötelességek és felelősségek általában büdzsék, kvóták és normák megtartását, adatgyűjtési, elemzési, tervezési, szervezési és ellenőrzési feladatokat foglalnak magukba. Szokásos felelősség még a műszaki, anyagi, leltár felelősség, valamint a működőképesség fenntartásának felelőssége.
19. A munkahely leírása: város, utca, házszám, munkavégzés helyszínének leírása (eszközök, berendezések, szerszámok, készülékek, infokommunikációs eszközök és azok kezelése). Például a munkahely Budapest, X. kerület, Lavotta utca 128. sz alatti irodaház második emeletén található. Íróasztal, szék, szekrény, fiókok, laptop számítógép Ubuntu Linux operációs rendszerrel, Thunderbird levelező, Chrome böngésző, OO Writer szövegszerkesztő és OO Calc táblázatkezelő szoftverekkel tartoznak hozzá. A számítógép és a szoftverek kezelését a cégre kidolgozott általános útmutató tartalmazza.
20. Munkavédelem: általában erre külön szabályzatok vannak, de a legfontosabb kockázatokat és veszélyeket, a szükséges védőruhákat és védőeszközöket itt is fel lehet sorolni. Például a kerámia kiégető műhely kemencéi közel ezer fokon üzemelnek, ezért azokba nyúlni csak kihűlés után és akkor is csak védőkesztyűben szabad.
21. Munkaidő, munkarend, műszakok, munkaidő keret. Például a szerelő műhely két műszakban működik, 5:30-14:00, illetve 14:10-22:40 órák között.
22. Kezelendő tárgyak. Itt kell felsorolni a munkahelyre beáramló tárgyakat, anyagokat és dokumentumokat, illetve azt, hogy honnan érkeznek. Fel kell sorolni ugyanezek kiáramlását és azt, hogy hova távoznak. Például a bérszámfejtőhöz a tárgyhót követő 2. munkanapig kell megérkeznie a műhelyekből, irodákból az előző havi jelenléti íveknek. A kinyomtatott bérjegyzékeket a bérszámfejtő a tárgyhót követő 7-éig juttatja el utalásra a pénzügynek.
23. Kezelendő személyek (érkező ügyfelek: kitől, honnan; elintézett ügyfelek: mit kell velük elintézni; hova, kihez kell távozniuk). Ügyfél lehet: vevő, megrendelő, szállító, alvállalkozó, hatóság, munkatárs, tulajdonos, környéken lakó stb. Például az idegenvezető feladata az érkező turista csoportok fogadása és szállásukra kísérése.
24. Tananyag, tudástár, amely az alábbi részekből állhat:
    • vizsgák és megismétlésének gyakorisága (például a targoncás köteles 5 évenként targonca vezetésből vizsgát tenni)
    • könyvek, jegyzetek (pl. A cég menedzselés kézikönyve – A sikeres cégvezetés módszertana, szerk: Dr. Szabó Tibor, adonet.hu kiadó, 2011)
    • belső szabványok, szokványok, segédletek (pl. a cégben használatos szűkített kötőelem választékot a KV-001/2015-ös tervezési segédlet tartalmazza)
    • hazai és nemzetközi szabványok (pl. az erősáramú üzemi szabályzat keretét az MSZ 1585: 2001 szabvány képezi)
25. A munkakörre vonatkozó egyéb dokumentumok (itt lehet az eddig még nem említett, de a munka ellátásához szükséges dokumentumokat felsorolni)
    • szervezeti ábra (az első leckében ennek a felépítését tanultuk meg)
    • szervezeti és működési szabályzat (rövidítve SZMSZ, az állami vállalatok és intézmények kedvelt szervezési dokumentuma)
    • technikai, műszaki, gyártási, szolgáltatási folyamatok, eljárások, módszerek (pl. “az egyedi termék rendelések kezelésének folyamatleírása”)
    • adminisztrációs folyamatok, eljárások, módszerek (pl. „Az utólagos átutalással fizető vevők hitelképességének megállapítása és a hitelkeretük meghatározása eljárás”)
    • minőségbiztosítás, minőségmegőrzés (pl. “cégünk tanúsított ISO 9001-es minőségbiztosítással rendelkezik, lásd ennek a kézikönyvét”)
    • munkavédelem, tűzvédelem, környezetvédelem
    • irányelvek és ügyvezetői (igazgatói) utasítások (például “24/2014 Ügyvezetői utasítás az értekezleti rendről”)
    • végzett tevékenységre vonatkozó jogszabályok (pl. a Munka Törvénykönyve)
26. Személyes tulajdonságok, egyéb feltételek:
    • szükséges személyiségjegyek (például extrovertált, kommunikatív)
    • szükséges képességek
    • a munkakörben eljátszandó szerep (például barátságos viselkedés a panaszosokkal)
    • szükséges tudásmennyiség, tudásszint (pl. BSc erősáramú villamosmérnök)
    • szükséges idegen nyelvek és szintjük (pl. német felsőfokú nyelvtudás)
    • szükséges szakmai feltételek, szakmai színvonal (pl. kamarai tagság)
    • pályaalkalmassági követelmények (pl. megfelelés orvosi vizsgálatnak)
    • elvárt korábbi gyakorlati idő és tapasztalat (pl. 2 év gyakorlat)
27. 1. Elvárt eredmények:
       • elérendő eredmények:
         • létrehozott és fenntartott állapotok (pl. a selejt legyen alacsony)
         • elkészített termékek (pl. összeszerelt szabályozók)
         • nyújtott szolgáltatások (pl. teljesítménybér tanácsadás)
    2. A teljesítmény mérőszámai, normák és érdekeltség:
       • teljesítmény mérőszámai (%, db, Ft, pár stb.)
       • a munka teljesítményről szóló jelentések formátuma és elkészítési szabályai
       • hol kérdezheti meg vagy kérheti le a saját teljesítmény eredményeit (pl. a cég back-office rendszerében)
       • teljesítendő normák (pl. a selejt legyen 0,1% alatt, a műszakonként legyártott szabályozók száma legyen 400 felett)
       • alapfizetés (pl. bruttó 185.000,- Ft)
       • egyéb – mért teljesítménytől függő – fizetéselemek, valamint azokat leíró fizetési függvények (pl. 400 db/műszak felett minden egyes legyártott darabért +40 Ft/db mozgóbér jár)
       • juttatások, cafetéria s azok elemei
       • egyéb bérelemek (pótlékok, kiegészítések)
       • egyéb munkakör értékelések (éves vagy rendszertelen)
         • dicséret
         • előléptetés más munkakörbe vagy vezető állásba
         • kitüntetés
         • cég által részben vagy egészben finanszírozott tanulmányokra jogosultság
       • a különböző mulasztások, hibázások miatt bekövetkező károk miatti
         • megrovások és azok lehetséges mennyisége (pl. 3 megrovás után elbocsátás)
         • kártérítések és azok mértéke (általában külön táblázatban a kisebb károk megtérítési díjai)
         • jóvátételi lehetőségek (egy emberséges cégben erre mindig lehetőséget kell adni; pl. túlmunkával)
       • azonnali elbocsátással járó legfontosabb indokok felsorolása (pl, szemtelenkedés a vevőkkel)

    Persze sok pont a ML-okból kiszervezhető más dokumentumokba. Ilyen elterjedt dokumentum a 3. leckében található folyamatleírás, de ahogy a példákból látható, mindenféle szabályzatok, ügyvezetői utasítások, táblázatok stb. is elterjedtek. Most kérem, hogy vegye elő az “Effectsys középvállalati szervezettségi minimum” dossziét, papírt, ceruzát, tollat és a leírtak jobb megértése céljából az alábbi feladatokat végezze el! Ne felejtse el itt sem a feladat sorszámát a papírok tetejére felírni!
     
    2/1. Feladat Vegye elő az első lecke feladatai kapcsán elkészített szervezeti ábráját. Jelöljön ki két posztot erről és készítse el írásban ezek munkaköri leírásából a fenti 1), 4), 5) és 27)-es pontokat!
     
    2/2. Feladat A saját szervezeti ábrájáról jelöljön ki egy vezető állásban lévő személyt és készítse el a ML-ból a 11-14, 17-18 és 26 pontokat!
     
    2/3. Feladat A szervezeti ábráról válasszon egy olyan posztot, amelyet jól ismer, és írja meg annak a posztnak a 9-10, 21-23-as pontjait!
     
    2/4. Feladat Írja le egy értékesítő érdekeltségi rendszerét! (27-28-as pontok)
     
    2/5. Feladat A saját munkaköréből írja le a 6-8, 15-16, 24-25-s pontokat!
     
    A feladatokkal teleírt papírokat sorrendben tegye be a dossziéba! Gratulálok, sikerült a hatból a második leckét is elvégeznie!