Szervezetfejlesztés és teljesítménybérezés tanfolyam 1. lecke

Szervezeti ábra

Miért versenyképesebbek, termelékenyebbek a nagyvállalatok és az Európai Unió nyugati felében lévő kis- és középvállalatok? Noha a sajtó és mindenféle internetes fórumok erről hetet-havat összehordanak, a józan elemzések egy fő különbséget mutattak ki: a szervezettség mértékét. Nincs semmi baj a szorgalmunkkal, a munkával töltött időnk még több is, mint Nyugaton, a szakmai tudásunk sem sokkal rosszabb, sőt, még a technológiáink elmaradása sem olyan mértékű, ami lehetetlenné teszi a versenyzést velük. Ahol nagyon nagy különbségeket találunk, az a szervezettség. Ennek pedig első eleme a fő munkamegosztás a cégen belül, azaz a hierarchia. Ezt a szervezeti ábrával szoktunk megmutatni, és éppen ez a jelen lecke témája.

Hogyan kell jó hierarchiát építeni? A hatékony hierarchia egyik elve, hogy kövesse le a cégben folyó értékteremtési folyamatot. Ennek a logikája a versenyszférában dolgozó cégeknél egyszerű. Először munkát szerzünk (értékesítés, marketing), utána elkészítjük, amit bevállaltunk (termelés, szolgáltatás), majd begyűjtjük az ellenértéket (gazdálkodás). Mivel Európában mindenki balról jobbra ír és olvas, ezért a szervezeti ábrák bal oldalán érdemes feltüntetni az értékesítési részleget, középen a termelést és a jobb oldalon a gazdálkodást. Ez az alapséma – amit persze még jó néhány kiegészítő részleg fog követni.

A másik sokat emlegetett dolog a sok vezetős, ún. magas szervezet és a kevés vezetővel dolgozó ún. lapos szervezet. Ma ez utóbbinak van divatja és rengeteg olyan magyar céget látok, amelyik ennek a divatnak az áldozata. Az ő termelékenységük éppen azért alacsony, mert túl kevés vezetővel akarnak mindent megoldani.

Ahogy az életben oly sok dologban, itt is az arany középút a a legjobb. Az általam ismert legértelmetlenebb vezetési struktúra a vezető egyetlen beosztottal, a helyettessel. Vezetni annyit jelent, hogy az ember többért felel, mint amennyit maga képes előállítani. Ezért én vezetőnek csak azt az embert tekintem, akinek legalább 3 beosztottja van. Ez nem jelenti azt, hogy egy fontos ember ne kaphatna egy vagy akár két asszisztenst is, aki segíti a munkáját. Ám ez nem vezetési munka. Ilyenkor a fontos ember és az asszisztens is egy közös vezetőhöz kell hogy tartozzon. Éppen ezzel tudjuk megóvni a fontos ember munkaidejét, éppen ezzel tudjuk elérni, hogy a végzett munkájára és ne vezetési teendőkre menjen el az ideje.

Mennyi a maximális beosztott egy vezetőnél? Most egy meglepő dolgot fogok mondani: legfeljebb 5 beosztott. Miért csak ennyi? Mert a KKV-kben a vezetők általában a több mindenre használható, jobban felkészült, tanultabb, több tapasztalattal, munkarutinnal rendelkező emberek közül kerülnek ki. Rájuk nemcsak mint vezetőkre számítunk, hanem elég sok személyes munkát is elvárunk tőlük. Ha túl sok ember vezetését bízzuk rájuk, akkor erre nem lesz idejük.

Mi van akkor, ha egy csoportnak annyi a munkája, hogy a vezető + 5 fő mellé muszáj felvenni egy hetedik embert is. Ilyenkor egyszerű az eljárás: a korábbi beosztottak közül ki kell egy főt emelni vezetőnek. Hozzá a 7 fős létszámból hármat kell beosztani. A régi vezető ezt az új vezetőt és a korábbi beosztottjaiból kettő tart meg beosztottnak. Így a hét főhöz két vezető lett hozzárendelve, mindkettő 3-3 beosztottal, azaz meg tudtuk tartani az alsó határ szabályt is.

A vezetőktől személyes munkavégzést is elvárunk!

Minden cég és minden vezetői munkahely más és más. Ezért nagyon nehéz bármiféle kijelentést tenni arról, mennyi időt is vesz el a vezetőtől egy beosztott kontrollálása. Azt hiszem nem járunk messze az igazságtól, ha a vezető munkaidejének átlagosan beosztottanként kb. 10%-át becsüljük az adott beosztott vezetésére. Így ha a vezetőtől munkaideje felében személyes munkavégzést várunk el, akkor 5-nél több beosztottat nem szabad rábízni. A tapasztalatok szerint az 50% szokott lenni a leghatékonyabb elrendezés a vállalatoknál. Azért ez hozza az optimumot, mert ekkor még hatékonyan igénybe lehet venni a vezetőt a csoportja fejlesztésére, a szervezettség növelésére illetve azokra a csip-csup vagy éppen másokra nem bízható stratégiai fontosságú feladatok elvégzésére, amiről a beosztottak szokásos munkaköri leírásai nem szólnak.

Ellene vagyok tehát mindenféle lapos szervezet divatnak. Az ilyen szervezetekre előbb-utóbb az válik jellemzővé, hogy a vezető átmegy szakszervezeti főbizalmiba és elkezd a 10-15-fős csoport fő-fő érdekvédelmi szerveként létezni. Folyton túlóra lehetőségért, külön juttatásokért nyúzza a felsőbb vezetőket és a termelékenység jottányit sem javul a csoportjában – kivéve, amikor valami nagy prémiumot kapnak. A csoportja egyre inkább pénz által motiválttá válik – ami a lehetséges legrosszabb fejlemény egy KKV-ben. Nyomatékosan kérem, hogy ne sértse meg az 5 beosztott felső határt, ha termelékeny, hatékony céget szeretne felépíteni!

Néhány egyszerű, bevált szabály

Még nem mondtam ki, ezért itt teszem meg, hogy a hierarchia – éppen a „szent rend” mivoltából fakadóan – nem tűri egy beosztott felett a több vezetőt. Az emberi természet a modern szociológiai kutatások szerint is jól tud alkalmazkodni a rendhez, sőt igényli is azt. Viszont képtelen alkalmazkodni több vezető különböző óhajaihoz. A több vezetővel rendelkező emberek előbb-utóbb demotiválttá válnak, egyre slendriánabb munkát végeznek. A vezetők is rajtuk töltik ki a rosszkedvüket. Tartoznak ide is, meg oda is. Végső soron senkihez sem tartoznak. Bármikor lehetőségük van kibújni a feladat elvégzése alól azzal, hogy egy másik vezetőjük fontosabb feladatot bízott rájuk. Ezért a szabály az, hogy egy beosztottnak csak egy vezetője lehet. Ha egy másik vezető tőle akar kérni valami rendkívülit (nem a szokásos munkarendbe illesztett kötelességet), akkor a vezetőjén keresztül teheti csak meg azt. Csak így érhető el, hogy ne legyenek felesleges ugráltatások és ne legyen tönkretéve a munkanap szervezettsége.

A hierarchia azt is jelenti, hogy fentről lefele sem szabad a vezetőknek szabadon utasítgatni a beosztottakat. Egy felső vezető az alsó szintre közvetlenül csak akkor adjon ki utasításokat, ha ott éppen valami nagy bajt személyes óhajt orvosolni. Normális esetben a középvezetőt kell utasítania, akinek kutya kötelessége megszervezni az alsó szinteken dolgozókat ennek végrehajtására. Ha direkt utasítást adunk felső vezetői szintről nekik, akkor elvesszük a középvezető kenyerét, tekintélyét, önbecsülését, felelősségérzetét, önállóságát. Egyik sem kívánatos hatás, komoly krízis kell ahhoz, hogy ennek ellenére fentről direkt beavatkozzunk. Noha tudom, hogy ma sok magyar KKV működése másból sem áll, mint krízisből újabb krízisekbe süllyedésekből, ez nem normális. Remélem ezt a tanfolyamot éppen azért kezdted el, hogy ezt megakadályozd, mert a hazai gyenge termelékenységnek éppen az egyik fő oka a krízisek rossz kezelése és az ebből fakadó szervezeti rend erózió.