Túl sok pénzbe kerül a cég fenntartása

Sok cégvezető érzi úgy, hogy a vállalkozás működik ugyan, a bevétel is megvan, mégsem marad elég pénz a végén. A fő tevékenység nyereségesnek tűnik, de a cég fenntartása valahogy elviszi a pénzt.

Ez a „láthatatlan pénzszívó” pedig nem más, mint a rezsi — minden, ami nem a közvetlen termelést szolgálja, de mégis muszáj kifizetni. Ilyenkor a vezető hajlamos legyinteni: „Ez van, a rezsi drága.” De a valóság az, hogy a fenntartási költségek jó része kontrollálható lenne, ha rendszerként tekintenénk rá, nem pedig egy összevont, amorf kiadáscsomagként.

Mit nevezünk rezsinek?

Itt nem a közvetlen anyagköltségről, alvállalkozói díjakról vagy munkabérről beszélünk. Nem a beruházásokról, az adókról és a nyereségről. Nem az olyan bevételt növelő költségek, mint a marketing, az értékesítési külön költségek (pl. házhoz szállítás, promóciók, ajándékok) és a PR. A rezsi minden ezeken kívüli szerteágazó költség csoport, amely a cég működtetéséhez szükséges, de a cég fő folyamatához nem közvetlenül kapcsolódik.

Mivel szerteágazó, ezért különösen fontos, hogy tételesen lássuk, miből is áll.

Az első lépés: a rezsi „szétszedése”

Sok vállalatnál a rezsi egy nagy összeg, egy-két sor a könyvelésben. Ez kezelhetetlen. A megoldás az, hogy minden tételt szétszedünk apró költség elemekre:

• villamos energia,
• víz,
• gáz,
• csatorna,
• szemét, hulladék,
• karbantartás,
• takarítás,
• irodaszer,
• munkaruha,
• üzemanyag,
• posta, telefon, internet,
• biztosítás,
• tanácsadási díjak,
• kisebb szolgáltatások, előfizetések stb.

Minél részletesebb a bontás, annál világosabban látjuk, mire mennyit költünk. Az ügyfeleimnek 15-20 tételre bontott büdzséket szoktam készíteni. Fontos, hogy pl. a termeléshez szükséges energia díjak ne itt legyenek feltüntetve, hanem a termelési költségek között!

Szezonalitás: nem minden hónap egyforma

A rezsiben sok olyan tétel van, amely éves mintát követ:

• télen több fűtés,
• nyáron magasabb vízfogyasztás és kertész díj,
• ugyancsak nyáron meg tud ugrani a klímák villamos energia díja,
• év elején több biztosítási díj stb.

Ezért az egyes hónapokat külön kell kezelni, mert a büdzsé akkor lesz reális, ha követi a szokásos hullámzásokat.

Felesleges készletek – a csendes költséggyilkos

Az általam vizsgált cégekben gyakran találok felesleges készleteket: féléves WC-papírkészlet, két évre elegendő tisztítószer, vagy annyi irodaszer, hogy új céget lehetne indítani vele.

Ez nemcsak pénzben kerül sokba, hanem elfedi a valós fogyasztást. Évente legalább egyszer kötelező megvizsgálni:

• hol vannak túl nagy készletek,
• hol nincs megversenyeztetve a beszállító,
• hol ragadt be évek óta ugyanaz a drága szolgáltató.

Sajnos gyakran derül ki, hogy aki eddig a megrendelést végezte, jutalékot kapott a beszállítótól és ezért növelte fel szükségtelen mértékben ezeket a készleteket…

Válaszd szét, mi tartozik ténylegesen a rezsihez

Sok helyen a rezsiben szerepelnek olyan tételek is, amelyek valójában közvetlen költségek, csak rutinból „itt maradtak”. Ilyen lehet például:

• gyártáshoz szükséges kisebb alkatrészek, kötőelemek,
• kis mennyiségben rendelt speciális anyagok,
• termeléshez szükséges szerszámok, eszközök, gépalkatrészek.

Ezek a termeléshez szükséges költségek és amikor önköltséget számítunk, ott kell figyelembe venni, nem itt. A beszerzésük is az anyagbeszerzők dolga, nem a rezsiért felelősöké.

A büdzsé készítése – és a felelősök kijelölése

Minden rezsitételhez kell egy havi tervezett összeg (büdzsé) — és egy felelős, aki azt kezeli.
Az ő feladata:

• eldönteni, mikor rendel,
• igazolni a beérkező számlát,
• figyelni, hogy a költés ne szaladjon el.

A havi összesítéseknek két száma van:

1. a kumulált tervezett költés (év elejétől),
2. a tényleges költés (év elejétől).

Ha a felelős túllépi a büdzsét, akkor figyelmeztetés, majd ha ez többször megesik, akkor le kell váltani. Ha korábban spórolt (a korábbi hónapokban kevesebbet költött, mint a büdzséje), akkor egy adott hónapban lehet extra kiadása, figyelmeztetés nélkül. Ez igazságos és motiváló rendszer, s ezzel biztosítható, hogy a rezsi tételek soha nem teszik tönkre a cash-flow gazdálkodást.

Mi mozgatja a rezsi büdzsét?

Éves tervezéskor nem mindegy, mi befolyásolja a költségeket:

• infláció,
• gyártóterület nagysága,
• adott területen dolgozók száma,
• technológiai változás,
• globális felmelegedés,
• új berendezések, új funkciók stb.

Tehát az előző évi adatokat tudatosan felhasználva, ezen ismeretek birtokában kell kialakítani a következő évi tervet. Így lesznek büdzsé sorok, amelyek akár 30-40%-ot is nőnek, mások meg akár csökkenhetnek is.

Érdemes szakértőt bevonni

Középvállalati ügyfeleimnél általában az így kialakított rezsi rendszer az árbevétel 5-10%-át szokta elvinni. Ez azért már olyan jelentős tétel, hogy időről időre érdemes külső szakértőt kérni az egyes területek átvilágítására:

• energia,
• biztosítás,
• logisztika,
• karbantartás,
• informatika stb..

Ők gyakran olyan megtakarításokat találnak, amelyek „belülről” láthatatlanok.

Hogyan tovább?

Ha szeretnéd átláthatóvá tenni a céged fenntartási költségeit, és olyan rendszert építeni, ahol a rezsi kontroll alatt marad, iratkozz fel az alábbi űrlapon!

Az email-sorozatban megmutatom:

• hogyan kell a rezsit elemekre bontani,
• hogyan készíthetsz pontos havi büdzsét,
• hogyan oszd ki felelősökhöz a költségeket,
• és hogyan tarthatod kézben a kiadásokat anélkül, hogy minden döntést neked kellene meghoznod.

Később bármikor leiratkozhatsz.