Mi a szervezetfejlesztés?
A gazdasági szereplők erősebb része általában valamilyen társaság, valamilyen szervezet (kft, bt, zrt, nyrt stb.). Ameddig a történelemben vissza tudunk nézni, azt látjuk, hogy mindig fontos szereplők voltak a szervezetek (állam, egyház, hadsereg, céh, uradalmi birtok, bánya stb.). Ma sincs másként a gazdasági életben sem. A szervezet hatékonyabbá teszi a benne dolgozó emberek erőfeszítéseit. Állandóságot nyújt egy változó világban.
Ám éppen az állandósága miatt a szervezeteknek időről időre szükségük van megújulásra, a környezethez történő alkalmazkodásra. Enélkül elvesztik a hatékonyság sokszorozó hatásukat és versenyképtelenné válnak a rugalmasabb, a körülményekhez jobban alkalmazkodó szervezetekkel szemben. A szervezetek nem maguktól alkalmazkodnak a környezethez, hanem valakiknek az alkalmazkodási változtatásokat el kell bennük végezni. Ezt a tevékenységet nevezzük szervezetfejlesztésnek.
A szervezetfejlesztést sokan, sokféle módszertannal és sokféle eszközzel végzik. Minden módszertannak része, hogy elemzik a kialakult állapotot. Ebbe néha belefér a múlt vizsgálata is (miért lett ilyen a szervezet?), de ennél szinte mindig fontosabb a jelen helyzet megértése. Az elemzésben fontos szerepet szokott kapni a versenytársakkal összehasonlítás (benchmarking). A versenyképesség – különösen a jövőbeli – elemzése is része a szervezetfejlesztés kezdeti állapotfelmérésének. Egyes szervezetfejlesztők az általuk elkészített ideális állapothoz hasonlítják a fejlesztendő szervezetet és ebből vonnak le következtetéseket. A következő ábra a szervezetfejlesztés legfontosabb eszközeit sorolja fel.
Az ábrával egyezően tehát a szervezetfejlesztés legfontosabb eszközei:
- szervezeti felépítés, szervezeti ábra, hierarchia elképzelése, elkészítése és életbe léptetése
- folyamatok és eljárások leírása, fejlesztése
- szabályzatok és irányelvek megalkotása, kihirdetése és megkövetelése
- munkaköri leírások elkészítése, betanítása
- normák képzése és ehhez kapcsolt érdekeltségi rend kialakítása
- munkakörönként az elvárt eredmények kimondása, ezek mérőszámainak kialakítása és gyűjtése
- költség büdzsék kialakítása, elő- és utókalkuláció, kontrolling rendszer működtetése
- tervek elkészítése, projektek követése, terv/tény adatok feljegyzése
Szinte minden szervezetfejlesztési módszertan fontosnak tartja, hogy a szervezet egészére terjedjen ki a tevékenységük. Abban is egyetértenek, hogy a legfelsőbb vezetők, tulajdonosok támogatása nélkül esély sincs a fejlődésre, változásra. Vannak olyan szervezetfejlesztők, akik a vállalati kultúra részének tekintik a szervezetet, és a szervezetfejlesztést vállalati kultúra változtatásnak vélik. Számukra különösen fontos, hogy a cégben dolgozó munkavállalók minél nagyobb részét már a munka elején bevonják a szervezetfejlesztés folyamatába. A szervezetfejlesztők között szinte teljes az egyetértés abban, hogy a szervezetfejlesztés célja a cég alkalmazkodóképességének, életképességének a növelése.
A módszertanok nagy része a szervezetfejlesztésben használja az emberről összegyűjtött szociálpszichológiai ismereteket. Olyan szervezetet épít, amelyben az emberek jól érzik magukat. Amelyben képesek kibontani tehetségüket, ahol át tudják élni a „flow” élményt (lásd Csíkszentmihályi Mihály kutatásait). Még az 1930-as években Németh László írt a „minőség forradalmáról”. Manapság főleg a több mint 90 éves Kopátsy Sándor közgazdász emlegeti, hogy korunk társadalma a minőség társadalma. Ami világszínvonalú, az felértékelődik, ami az alatti, az le. Szerinte a legversenyképesebben azok a cégek, amelyek képesek összegyűjteni a messze az átlag feletti tehetségeket és nekik kivételesen inspiráló, kreatív környezetet teremtenek. Ma még sok olyan cég van, ahol viszonylag nagy tömegben alkalmaznak egyszerű betanított munkát végzőket. Ám változnak a fizetőképes piacok igényei. Fokozatosan egyre inkább egyedivé, egyre inkább a különleges minőséget kedvelővé, a speciális műszaki-technikai megoldásokat követelővé. Ehhez meg csak a legkiválóbb emberek értenek.
Keveset beszélnek erről, de az egyes cégek szervezeti formája erősen függ attól a kultúrától is, amelyben működik. Geert Hofstede és más szociológusok több mint száz országra kiterjedő kultúra összehasonlító vizsgálatai megmutatták, hogy mi magyarok nemigen tiszteljük a vezetőinket, szeretünk csoportban dolgozni, utáljuk a két könyökkel törtetőket, törekszünk a biztonságra és közepes távon gondolkodunk előre. Ez a tulajdonság csokor meglehetősen eltér például az angolszász országokban élőkétől. Ezért az ott bevált szervezetek nálunk sajnos átalakításra szorulnak. Sok szervezetfejlesztési kudarc oka talán éppen ebben az „apró”, ezért fel nem ismert, figyelembe nem vett különbségben rejlik.
A szervezetfejlesztés egyik eszköze a csapat (angolul: team) munka. Sőt, a fejlett szervezetek mindegyik használja a tagjaiból valamilyen alkalomra, valamilyen cél elérésére verbuvált, rövidebb-hosszabb ideig részmunkaidőben együtt dolgozó ad-hoc csapatokat, team-eket.
Minden szervezetfejlesztésben fontos lépés a változások kitalálása, majd annak kommunikációja és bevezetése. Bármelyiket elrontják, fejlődés helyett visszalépés fog bekövetkezni. Az emberek többsége irtózik a változástól, ezért egy ideig-óráig történő teljesítmény visszaesés nehezen elkerülhető. Fontos a változás közben a kulcsfontosságú mutatók folyamatos monitorozása. Ezek mutatják meg, hogy kell-e beavatkozni, vagy eleve jók voltak az elképzelések.
Az Effectsysnél is foglalkozunk szervezetfejlesztéssel. A szervezetfejlesztés része a cégek versenyképességét, termelékenységét, hatékonyságát javító Effectsys eljárásunknak. A hat Effetcsys team egyikének a neve is szervezetfejlesztő team.