Munkaköri leírás
A munkaszerződésekben meghatároznak munkakört vagy munkaköröket. A munkakör néhány szavas körülírása annak, amit a munkavállalónak el kell végeznie. Például:
- személyzeti vezető
- bolti értékesítő
- atomfizikai minőség ellenőr
Törvény írja elő, hogy rövid időn – 15 napon – belül a munkavállalónak ennél sokkal részletesebb dokumentumot – ún. munkaköri leírást – kell átadni. A munkaköri leírás a munkáltató által viszonylag szabadon változtatható dokumentum. Ám nem terjeszkedhet annál tovább, mint amit a munkaszerződésben rögzített munkakör vagy munkakörök tartalmaznak. Ezért hibás az olyan általánosan elterjedt gyakorlat, amely a munkaköri leírás végén tartalmaz egy ilyen mondatot: „feladata még minden olyan tevékenység, amellyel a vezetője megbízza”.
Mi itt a Lilium Konzultáns Kft.-ben elsősorban közepes méretű, 50-250 fős vállalatokkal foglalkozunk. Itt sokszor előfordul, hogy szabadság, betegség, tanfolyam idejére valakit helyettesíteni kell. Általában a munkafolyamatban olyan embert, aki előtte vagy mögötte van a helyettesítettnek. Pihent agyú jogászok szerint ilyenkor „eltérő foglalkoztatás elrendelése”, más néven „átirányítás” szükséges – a maga körülményes jogi következményeivel. Szerencsére a KKV-k életében nem így működnek a dolgok. A valóságban a helyettesítőnek el kell látnia a saját munkakörét és még mellette – jól, rosszul – a helyettesített ember legfontosabb teendőit is.
Noha a törvény azt sugallja, hogy csak köss gyorsan munkaszerződést, s azután ráérsz 15 napig elkészíteni a munkaköri leírást, mégsem ez a helyes sorrend. Először kell elkészíteni a munkaköri leírást, és abból kijegyzetelve – a munkakört és a helyettesítendő munkaköröket leíró szavakat – kell megkötni a munkaszerződést. S ha még előrébb tekintünk, akkor először a szervezeti ábrát kell elkészíteni (vagy módosítani). Azután jön a munkaköri leírás és csak végül a munkaszerződés.
Egy jó munkaköri leírás azonban sokkal több, mint a feladatok részletes felsorolása. Mi itt a Lilium Konzultáns Kft.-ben már a 4.0-ás munkaköri leírás sablont használjuk (letölthető innen). Ebben az alábbi fejezetek vannak:
- Munkakör megnevezése és azonosítója
- munkakör hosszú, részletes megnevezése
- munkakör rövid megnevezése (ez szerepel a szervezeti ábrán is)
- munkakör azonosítója a szervezeti ábrán és egyéb szabályzatokban
- Verziószám és érvényesség kezdete
- verzió száma
- érvényesség kezdete
- következő kötelező felülvizsgálat dátuma
- A kinevező, visszahívó vezető, szerv, gyűlés, munkáltatói jog gyakorló megnevezése
- a munkáltatói jogokat gyakorló vagy felső vezetők esetén a kinevező és visszahívó szerv neve (közgyűlés, igazgatótanács stb.)
- A munkakör létezésének célja és az elvégzendő feladatok
- beosztott munkatársak segítségével
- saját munkája révén
- Információ áramlás
- bejövő információ (mi, milyen formátumban, kitől, mikor)
- kimenő információ (mi, milyen formátumban és feldolgozottsági fokon és kinek, kiknek, mikor)
- számára kötelező értekezletek
- Fortélyok, know-how
- minden olyan trükk, amit jó tudni annak, aki ezt az állást betölti
- Elvárt cselekvések, teendők, tevékenységek, napirendek
- beosztott munkatársai segítségével
- napi rendszeres teendők, feladatok
- heti rendszeres teendők, feladatok
- havi rendszeres teendők, feladatok
- negyedéves rendszeres teendők, feladatok
- éves rendszeres teendők, feladatok
- egyéb alkalomtól függő teendők, cselekvések
- saját munkája
- napi rendszeres teendők, feladatok
- heti rendszeres teendők, feladatok
- havi rendszeres teendők, feladatok
- negyedéves rendszeres teendők, feladatok
- éves rendszeres teendők, feladatok
- egyéb alkalomtól függő teendők, cselekvések
- beosztott munkatársai segítségével
- Hely a hierarchiában
- szervezeti ábrán a helye
- vezetője
- akiket vezet (munkakörök megnevezése)
- helyettesítések
- ő kiket helyettesít és miben
- őt kik helyettesítik és miben
- szervezeti ábrán a helye
- Egyéb együttműködési kötelezettségek, munkakapcsolatok
- cégen belül (munkakör nevekkel)
- cégen kívül (cég, intézmény név + munkakör megnevezés)
- Jogosultság és kötelesség, felelősség
- jogosultságok
- hatáskör
- döntéshozatali jog
- utasítási, rendelkezési jog
- megrendelési, kötelezettségvállalási jog
- jogosultsági korlátok
- kötelességek, felelősségek
- büdzsék és kvóták
- adatgyűjtés
- elemzés
- tervezés
- szervezés
- ellenőrzés
- egyéb felelősségek (műszaki, anyagi, leltár, működőképességi stb.)
- jogosultságok
- A munkahely leírása
- város, utca, házszám
- munkavégzés helyszínének leírása
- eszközök, berendezések, szerszámok, készülékek, infokommunikációs eszközök és azok kezelése
- munkavédelem: kockázatok és veszélyek
- védőruhák, védőeszközök és használatuk
- munkaidő, munkarend, műszakok, munkaidő keret
- Kezelendő tárgyak
- beáramló tárgyak, anyagok, dokumentumok (honnan)
- kiáramló feldolgozott tárgyak, anyagok, dokumentumok (hova)
- Kezelendő személyek
- érkező ügyfelek (kitől, honnan)
- elintézett ügyfelek (mit kell velük elintézni; hova, kihez kell távozniuk) {ügyfél: vevő, megrendelő, szállító, alvállalkozó, hatóság, munkatárs, tulajdonos, környéken lakó stb.}
- Tananyag, tudástár
- vizsgák és megismétlésének gyakorisága
- könyvek, jegyzetek
- belső szabványok, szokványok, segédletek
- hazai és nemzetközi szabványok
- A munkakörre vonatkozó egyéb dokumentumok
- szervezeti és működési szabályzat
{ha a szervezeti és működési szabályzatban szerepel, akkor az alábbi felsorolást nem kell itt megismételni!} - technikai, műszaki, gyártási, szolgáltatási folyamatok, eljárások, módszerek
- adminisztrációs folyamatok, eljárások, módszerek
- minőségbiztosítás, minőségmegőrzés
- munkavédelem
- tűzvédelem
- környezetvédelem
- irányelvek
- ügyvezetői (igazgatói) utasítások
- végzett tevékenységre vonatkozó jogszabályok
- Munka Törvénykönyve
- szervezeti és működési szabályzat
- Személyes tulajdonságok, egyéb feltételek
- szükséges személyiségjegyek
- szükséges képességek
- a munkakörben eljátszandó szerep
- szükséges tudásmennyiség, tudásszint
- szükséges idegen nyelvek és szintjük
- szükséges szakmai feltételek, szakmai színvonal
- pályaalkalmassági követelmények
- elvárt korábbi gyakorlati idő és tapasztalat
- Elvárt eredmények
- elérendő eredmények:
- létrehozott és fenntartott állapotok
- elkészített termékek
- nyújtott szolgáltatások
- elérendő eredmények:
- A teljesítmény mérőszámai, normák és érdekeltség
- teljesítmény mérőszámai
- a munka teljesítményről szóló jelentések formátuma és elkészítési szabályai
- hol kérdezheti meg vagy kérheti le a saját teljesítmény eredményeit
- teljesítendő normák
- alapfizetés
- egyéb – mért teljesítménytől függő – fizetéselemek, valamint azokat leíró fizetési függvények
{ha a szervezeti és működési szabályzatban szerepelnek az alábbiak, akkor azt itt nem kell megismételni!} - juttatások, cafetéria s azok elemei
- egyéb bérelemek (pótlékok, kiegészítések)
- egyéb munkakör értékelések (éves vagy ritkább)
- dicséret
- előléptetés más munkakörbe vagy vezető állásba
- kitüntetés
- cég által részben vagy egészben finanszírozott tanulmányokra jogosultság
- a különböző mulasztások, hibázások miatt bekövetkező károk miatti
- megrovások és azok lehetséges mennyisége
- kártérítések és azok mértéke
- jóvátételi lehetőségek
- azonnali elbocsátással járó legfontosabb indokok felsorolása
Sajnos nem ilyen munkaköri leírásokat szoktunk találni a cégekben. Gondolom sok cég vezetőnek riasztónak is tűnik, hogy ennyire részletes munkaköri leírást kelljen létrehozni a cégében. Ott áll állandó felmentésként, hogy „a piac gyorsabban változik, minthogy időnk legyen ennyire részletes szervezést elvégezni”!
El kell keserítsem az ezen a véleményen lévőket. A piac messze nem változik olyan gyorsan. Nemrég vizsgáltam meg 8 éve készített nagyon részletes munkaköri leírásokat és az ott szereplő pontoknak több mint 80%-a még mindig érvényben volt! Ha egyszer
- gondosan megszerveztünk egy céget,
- kialakítottuk a szervezeti ábra segítségével a szervezetét,
- átgondoltuk és elkészítettük a részletes munkaköri leírásait,
akkor az a folyton cserélődő munkavállalók ellenére is meglehetős stabilitást mutat. Évenkénti átnézéssel a szükséges néhány százalékos változást lehet követni.
A magyar kultúrkörben az emberek igénylik a biztonságot, utálják a bizonytalanságot. Egy mindenre kiterjedő jó munkaköri leírás semmi máshoz foghatóan tudja ezt segíteni! Ne akarjuk majmolni a teljesen más kultúrákra kifejlesztett módszereket! Például az angolszászok egyénileg sokkal könyöklőbbek, törtetőbbek és sokkal jobban viselik a bizonytalanságot. Ami ott megfelel, az itt szinte biztosan nem működik! Ráadásul a részletes munkaköri leírás segítségével töredékére csökken az új munkatárs betanulási ideje. Sőt! A meglévő munkatársak sem rendelkeznek azzal a zsarolási potenciállal, hogy minden tudás csak náluk található meg az adott munkakörről. Arról nem is beszélve, hogy a termelékenységet milyen mértékben tudja növelni egy világos, a teljesítménybérezéssel a figyelmet a lényegre irányító munkaköri leírás!
A középvállalatok szervezése bizonyos szempontból nehezebb, mint a nagyvállalatoké. Mivel viszonylag kicsi a létszám, egy embernek elég sokrétű teendői vannak. Például egy 20 fős cégben az értékesítési vezető foglalkozhat még a marketing és a PR feladatok elvégzésével is – ami nagyvállalatokban szigorúan specialisták kiváltsága. Ám így az értékesítési vezető munkaköri leírása itt bonyolultabb és sokrétűbb lesz. A gyakorlatban a mi munkaköri leírásaink általában 5-10 db A4-es oldalra rúgnak.
Nem kell megismételni semmi olyat a munkaköri leírásban, amely más dokumentumokban már megtalálható. Ilyenekre elég hivatkozni. Tűzvédelmi utasításra, munkavédelmi utasításra, szabványra, belső előírásra stb.
További munkaköri leírással kapcsolatos ajánlott dokumentumok:
- Ha hasznosnak találta az itt kapott információkat és további tudásanyagot szeretne megszerezni, akkor kattintson a felső menü sorban az „Ajándékok” legördülő menü egyes pontjaira.
- Több mint száz munkaköri leírás mintát talál ezen a CD-n.
- Ha szeretne többet megtudni a szervezetfejlesztésről, ezen belül a munkaköri leírások készítéséről, akkor ezt a könyvet ajánljuk.
2013. október 21. Polló László, vezető tanácsadó, termelékenység specialista