Szervezési dokumentum minták

Korábbi munkáinkból összegyűjtöttünk – természetesen az eredeti környezetet megváltoztatva – több száz dokumentum mintát. Cégvezetőknek, szervezési osztályvezetőknek, humánerőforrás menedzsereknek, gazdasági vezetőknek, kontrollereknek vagy a saját munkájukat megszervezni kívánó bármilyen rendű és rangú vezetőknek, menedzsereknek, önálló ügyintézőknek ajánljuk. A dokumentumok belső céges használatra szabadon felhasználhatók, a szükségletnek megfelelően átalakíthatók. továbbfejleszthetők. (Tilos azonban azt tovább értékesíteni, illetve bármely értékesítésre szánt termékbe, szolgáltatásba beépíteni!)

A dokumentum mintatárakba a nyílt, szabványos, már vagy 20 éve nem változó formában tettük fel a fájlokat, hogy azok mindig megnyithatók és szerkeszthetők maradjanak. Az eredeti formázást jól megőrző Adobe Acrobat formátumban is feltettük ugyanezeket a fájlokat. A nyílt, szabványos dokumentum formátumok egyre fontosabbá válnak, mert csak ezekkel biztosítható, hogy akár 100 év múlva is meg lehessen azt nyitni. Már a Microsoft is támogatja ezeket, bár a tapasztalatok szerint nem mindig őrzi meg az eredeti formát, ezért tettük fel ellenőrzésképpen az Adobe Acrobat formátumot, hogy lehessen ellenőrizni, nem rontott-e el valamit az MS Office a megnyitáskor. Az általunk ajánlott irodai szoftver a nyílt forráskódú szabad szoftver LibreOffice és az OpenOffice. Ezek ingyenesen letölthetők az internetről szinte minden futó operációs rendszerhez. Mivel a dokumentum mintatárak megvásárlásával jogot szereznek házon belül átalakításra, felhasználásra, ajánljuk, hogy erre elsősorban ezeket használják. Ha kívánja, akkor ezekkel a Microsoft irodai szoftver formátumokat (DOCX, XLSX) is elő tudja állítani, ha házon belül azok vannak használatban.

A dokumentumok elsősorban közepes méretű (20-200 fős) cégekhez készültek, de vannak közöttük kisvállalati és nagyvállalati példák is. A szervezési munka legfontosabb dokumentumait tartalmazó mintatárakat korábban külön-külön is forgalmaztuk, de az igények nagy része az összevontra érkezett, ezért már csak együtt adjuk. Mivel a levelekhez csatolható fájlok mérete is nagyobb lett, ezért már nem CD-n küldjük meg, hanem az elektronikus levél mellékleteként. A dokumentumok a következő 4 területről érkeznek:

1. Munkaköri leírások, anyagi érdekeltségi rendszerek, tevékenység listák, teljesítménybérezési szabályok. Szervezési dokumentum minta sorozatunknak ez a legbővebb és talán legértékesebb része. Több mint 200 ilyen dokumentumot gyűjtöttünk össze. A dokumentumok között legnagyobb számban munkaköri leírásokat lehet találni. Sok iparágból, sokféle gyártó és szolgáltató vállalattól találhat egyszerű feladat felsorolástól akár 30 külön kis fejezetre osztott, nagyon részletes, 10-15 oldalas munkaköri leírásokat. A munkakörök között vannak fizikai betanított és szakmunkás állások, szellemi adminisztratív, alsó-, közép- és felső vezetői beosztások. Sok nagyon részletes cégvezetői munkaköri leírás is található közöttük. A munkaköri leírásokban számtalan – a munka hatékonyságát nagymértékben megnövelő – know-how, trükk, fortély található; már csak ezért is érdemes elolvasni

Hazánkban sokat beszélnek a termelékenységet javító teljesítménybérezésről, ám annál kevesebb helyen valósítják ezt meg. Cégünk erőssége, hogy több tucat – egész cégre kiterjedő – anyagi érdekeltségi motivációs rendszert valósított már meg. A gyűjteményben lévő fájlokban ilyen érdekeltségi rendszereknek a mozgóbér kiszámítási algoritmusai, függvényei találhatók meg. A teljesítmények mérése gyakran elég bonyolult feladat. A gyűjteményben több száz példát talál a teljesítményt jól jellemző mérőszámokra. A teljesítményt mindig valamihez kell mérni. Erre szolgál a norma – amit az elterjedt vélekedésekkel ellentétben a szellemi munkakörökben is kiválóan lehet definiálni.

Manapság a szervezetfejlesztők 150-200 ezer Ft-ért vállalják egy-egy munkakör részletes megszervezését és annak dokumentálását. Ez tartalmazza

a munkakör célját,
a munkamegosztásban elfoglalt helyét,
a függelmi viszonyokat és hierarchiát,
az elvégzendő feladatokat,
az információ, anyag és személyek áramlását,
a trükköket, munka fogásokat, fortélyokat, technológiát,
a napirendet,
az együttműködési kötelezettségeket,
a különböző jogosultságokat, kötelességeket és felelősséget,
a büdzséket és kvótákat,
a munkahely leírását a kezelendő gépekkel együtt,
a tananyagot, tudástárat,
a munkakör betöltéséhez szükséges tulajdonságokat,
az elvárt eredményeket, normákat, azok mérőszámait és
az ehhez kapcsolt érdekeltségi rendszert.

A gyűjteményben kb. száz ilyen profi módon megírt munkaköri leírás található. Egy ilyen alapos szervezés gyakran duplájára tudja növelni a termelékenységet egy adott munkahelyen.

A gyűjtemény hasznosságát bemutató érvek sorában még megemlítjük, hogy egy érdekeltségi, motivációs, teljesítménybéres rendszer nem a semmiből keletkezik, hanem hosszas felmérések, viták szokták megelőzni azt. Egyes részlegekre, illetve a teljes cégre kidolgozott ilyen vitaanyagokat is feltettünk a gyűjteménybe, hogy ha ilyen rendszert kívánnak bevezetni, akkor ne mulasszák el ezt a fontos lépést se.

2. Szabályzatok, igazgatói utasítások, irányelvek, folyamatleírások, üzletszabályzatok, szervezési és működési szabályzatok. Több mint 100 ilyen dokumentumot gyűjtöttünk össze, amelyek némelyike több tucat oldalas, mások meg rövid, tömör és frappáns szabályozását adják egy-egy szokásos vállalati ügynek.

A munkaköri leírások alapdokumentuma után a cégben a szabályzatok a legfontosabbak. Ebben a gyűjteményben a következő szabályzatokra talál példát:

helyettesítés, munkaátadás és átvétel
szabadság kivételi, kiadási rend
tanulmányi szerződés
projekt, akcióterv, cselekvési terv
vevői hitelkeret és a nyitva szállítás szabályai
mentorálás, új belépők beillesztése a cégbe
szerződések (adásvétel, alvállalkozó, kooperációs, stratégiai keretszerződés, kártérítés és jóvátétel)
eszközbeszerzési, készpénz igénylési rend; pénz bevételek allokálása
elszámolások, kontrolling, vállalati politika, vizuális menedzsment, pénz behajtási eljárások
áruválaszték kijelölés, katalógus készítés, árképzés, árlista készítés, árréstömeg kontrolling
belső ellenőrzés, vezetői ellenőrzések, szemlék rendje
irányelvek, írásos utasítások kiadási szabályai
eljárások, folyamatok, esetleírások, üzletszabályzatok, szervezési és működési szabályzatok, tervezési előírások
munkaerő toborzás, ki- és beléptetés rendje, belépő kártyák, kulcsok, kódok, pecsétek kezelése, munkatárs értékelések
házon kívül tartózkodás jelzése, túlóra, túlmunka elrendelése
panaszkezelés, belső és külső kommunikáció, telefonok kezelése, viselkedési és öltözködési kódex, értekezleti rend
anyag- és készletgazdálkodás, raktári és értékesítési eljárások,
személygépkocsi és telefon juttatási rend
űrlapok, jegyzőkönyv minták
adatbázisok, informatikai eljárások, fejlesztések
értékesítési, marketing és PR eljárások

Valamennyi felsorolt dokumentum egy-egy területét szabályozza egy cégnek. Ilyen szabályozásokkal lehet elérni, hogy ne kelljen minden esetben ismét feltalálni a kereket, hanem csak egyszerűen, gyorsan és hatékonyan követni kell a korábban már átgondolt és megalkotott szabályt. Reméljük, hogy ez a kis gyűjtemény Önöknek is kedvet ad ahhoz – hogy némi átdolgozás után – a saját cégükben a régóta halogatott ilyen szabályok gyűjteményét létrehozzák. Ha ezek a szabályok a leggyakoribb folyamatokat is tartalmazzák, akkor azonnal komoly termelékenység emelkedés lehet ennek a vége!

3. Pénzügyi tervek, gazdasági számítások, kontrolling tervek. Összegyűjtöttünk több mint két tucat tervekről szóló komoly, több munkalapos, a való életből vett éves vállalati tervet és kiegyensúlyozott controlling mutatószám rendszert. Éves és és több éves stratégiai terveket egyaránt talál közöttük. Tudjuk, hogy a terv az önmagát beteljesítő jóslat, mégsem élünk elég gyakran ezzel az eszközzel. Talán ez a kis gyűjtemény ad kellő inspriációt ahhoz, hogy végre a szokásos árbevételi tervnél jóval részletesebb,

az árréseket, fedezeteket, cash flow-t,
a vevőszegmensekre, termék/szolgáltatás csoportokra, értékesítési csatornákra bontott szezonális bevételeket,
az anyag és munkaerő számításokat, béreket,
a beruházásokat, hiteleket, pénzügyeket, amortizációt,
rezsit,
adókat, osztalékot,
és a stratégiai tényezőket

is kezelő terveket kezdjenek el végre készíteni. A jó terv minden kontrolling és belső ellenőrzés alapja, nélküle csak ide-oda dobálja a céget a napi konkurencia harc. Így évek múlva is ugyanabban a kedvezőtlen pozícióban találjuk magunkat. Reméljük, hogy ez a kis gyűjtemény megadja a végső lökést a taktikai és stratégiai tervezés beindításához.

4. Szervezeti ábrák. Helyes szervezeti felépítés elkészíteni nehéz. A való életből vett több mint két tucat vállalati mintán mutatjuk meg, milyen egy jól felépített, hatékony, belső feszültséget nem okozó, könnyen menedzselhető cég hierarchiája. A dokumentumokat nyílt szabvány szerinti vektorgrafikus formátumban készítettük el, hogy Önöknek a lehető legkönnyebb legyen módosítani, cégre adaptálni. Az ábrák között kis- és nagy cégek, illetve kisebb cégcsoportok (holdingok) is szerepelnek. Mivel a rajzoló program nem képes megállapítani, hogy melyik lerajzolt hierarchikus rend képes beválni a gyakorlatban, ezért e fejezethez különösen ajánljuk vezető tanácsadónk, Polló László „Teljesítménybérezés” című könyvét. Ebben külön fejezet foglalkozik a szervezeti ábrák elkészítésének szabályaival.

5.Megrendelés. Az alábbi űrlap kitöltésével rendelheti meg a szervezési dokumentum mintatárat. A csillaggal jelölt mezőket kötelező kitölteni, különben nem tudjuk elkészíteni a számlát vagy felvenni Önnel a kapcsolatot. Ne felejtsen el a kitöltés végén a „Megrendelem” nyomógombra kattintani! A megrendelésről egy néhány órán belül megérkező visszaigazoló levelet fog kapni és egy díjbekérőt. Az ellenérték bankba történő beérkezése után rögtön email mellékletként (több mint 80 MB, ezért Google Drive segítséggel) küldjük a mintatárat egy elektronikus számlával együtt.