Szervezeti ábra KSzM tanfolyam 1. lecke

Középvállalati szervezettségi minimum – 6 részes internetes tanfolyam 1. rész

Írta: Polló László, Effectsys vezető tanácsadó

Mostanában sok szó esik arról, hogy a magyar középvállalatok (50-250 fő) szervezetlenek, nem versenyképesek, képtelenek beilleszkedni az európai munkamegosztásba. A lecke sorozat ismerteti azt a szervezettségi minimumot, amely az európai versenyképességhez szükséges. Elsősorban 20-300 főt foglalkoztató cég tulajdonosoknak és az ilyen cégekben dolgozó felső vezetőknek készült a lecke sorozat.

Szervezeti ábra

A jól szervezett cégeknek dokumentumokba öntve írásban, rajzokban, ábrákban megjelenített viszonylag állandó szervezete van. Érthető a dolog, hiszen ha mindig minden intézkedést a felmerülésekor újra ki kell találnunk, akkor nagyon lelassulnak a folyamatok. Egy bizonyos fokig az előre eltervezett állandóság gyorsítja az ügyintézést, javítja a hatékonyságot, termelékenységet.

A magyar középvállalatokban elterjedt téveszme, hogy a „rugalmasságukat” veszítik el, ha jól megszervezik a tevékenységüket. Pedig a nagyobbra növő cégekben is van eszköz a rugalmasságra. Ez a projektre szervezett „team”, amely a szervezet több részéből toboroz embereket az adott feladat elvégzésére. Azaz a meg nem szervezés oka nem a rugalmasság elveszítésének félelme, hanem a lustaság, restség, tudatlanság.

A szervezés nem valami titokzatos munka. Célirányos tevékenység, amely írásos, rajzos, táblázatos dokumentumokat eredményez. A következő – hat fejezetes – lecke sorozatban megmutatjuk, ezek körül melyek a legfontosabbak. Ebben a leckében a szervezeti ábráról lesz szó.

Azok a szervezetek, amelyek sok száz vagy ezer évig fennállnak, hierarchikus szerkezetűek. Maga a hierarchia szó is erre utal, hiszen az eredeti jelentése: „szent rend”. Benne vannak főnökök és beosztottak, fentről lefele ágazik el. Fontos szabály, hogy egy embernek általában csak egy főnöke van. Ám a legfontosabb ebben a szent rendben nem a főnökök sora, hanem az, hogy ki miért felel, mi vele szemben az elvárás. Merthogy a munkakörök nem azért jöttek létre, hogy valaki egy hangzatos titulust kapjon (pl. gazdasági igazgató), hanem hogy egy feladatkört felelősséggel és az elvárt eredmények elérésével működtessen.

A következő ábra egy elképzelt közepes méretű vállalat szervezeti ábráját mutatja.

szervezeti ábra

Az ábrán szereplő minta középvállalat hat fő részlegből áll. A részlegek megnevezése alatt találhatók az elvárások, az elvárt eredmények. Elvárt eredmény alatt valamilyen termék létrehozását, szolgáltatás nyújtását vagy jó állapot elérését és megtartását értjük.

Ha így építjük fel a szervezeti ábrát, akkor mindig pontosan tudjuk, hogy ki és hol felel a cég túléléséhez szükséges adott követelményért. Mert az ábrán felsorolt – összesen 32 db – elvárt eredmény szinte minden cégben fontos. (Persze egyes iparágakban más, itt nem felsorolt, elvárások is megjelennek.)

A szervezeti ábra alsó része leköveti a fő folyamatot: először megrendelést kell szereznünk, utána az le kell gyártani, amihez emberek kellenek és a végén a kapott bevétellel kell jól sáfárkodnunk.

A hazai középvállalatokban fontos intézmény a tulajdonosi tanács. Itt dőlnek el a stratégiai fontosságú ügyek. Ha itt rossz döntések születnek, azok a cég életképességére nagyon kihatnak. Ezért ajánlott ezeket a döntéseket a tulajdonosoknál meghagyni, mert így csak magukra vethetnek.

A következő ábra a felsorolt elveknek megfelelően elkészített kisebb céget mutat be.

Orgvízio minta

Az a tapasztalat, hogy a legtöbb kisebb cégben a tulajdonos ügyvezető a felsorolt 32 elvárt eredményből legalább 20-ért egymaga felel. Mivelhogy azokat senkire nem szervezte ki. Tanulni abból lehet, ha valaki elkezdi ezeknek az ábráknak a logikáját a saját cégére alkalmazni. Ezért kérem, hogy

  • vegyen elő egy üres dossziét és írja rá, hogy “Effectsys középvállalati szervezettségi minimum”,
  • fogjon néhány üres papírt és színes ceruzákat, tollakat,
  • végezze el a következő feladatokat!
  • Az egyes feladatokat külön-külön lapon oldja meg és a lap tetejére írja fel a feladat sorszámát (hogy később vissza tudja keresni, mi is volt a kérdés).

1/1. Feladat: Kérem írja le az alábbihoz hasonló táblázatba, hogy kik dolgoznak az 1-es részlegben Önöknél, mi a feladatuk és milyen eredmény elérését várják el tőlük!

1/2. Feladat Dolgozzon ki az 1-es ponthoz hasonló táblázatot a 2-3-4-es számmal jelölt részlegekre is!

1/3. Feladat Válassza szét az ügyvezető és a tulajdonosok felelősségi körét és pontosítsa, hogy kitől mi az elvárás! Akkor is tegye ezt meg, ha Önöknél a tulajdonos egyben ügyvezető is!

1/4. Feladat Vizsgálja meg, hogy Önöknél vannak-e olyan állami előírások, amelyek meg nem tartása súlyos büntetésekkel fenyeget! Ha igen, írja le, hogy ezzel ki foglalkozik az 5-ös osztályban!

1/5. Feladat Rajzolja le a saját cége fenti ábráknak megfelelő logikával felépített szervezeti ábráját!

A teleírt, telerajzolt papírokat tegye be a dossziéba! Gratulálok, sikerült a hatból az első leckét elvégeznie!

Orgvízio minta

Ha kérése, kérdése vagy egyéb hozzászólása van, akkor azt kérem az alábbi űrlapon tegye meg! Két nap múlva kapja a következő leckéről az értesítést. Ha már most szeretné folytatni, akkor erre a linkre kattintva máris megteheti azt!